TOR Acara: Pengertian, Fungsi, Struktur, Contoh Lengkap dan Cara Membuatnya yang Benar

TOR acara adalah dokumen penting dalam setiap kegiatan formal maupun nonformal. Banyak orang masih menganggap TOR hanya sebagai formalitas administrasi, padahal sebenarnya TOR merupakan pondasi utama keberhasilan sebuah acara.

Tanpa TOR acara yang jelas, kegiatan bisa berjalan tanpa arah, anggaran membengkak, hingga tujuan tidak tercapai. Oleh karena itu, memahami apa itu TOR acara dan bagaimana cara menyusunnya dengan benar sangatlah penting.

Artikel ini akan membahas secara lengkap:

• Pengertian TOR acara

• Fungsi dan tujuan TOR

• Struktur dan sistematika TOR

• Cara membuat TOR acara yang benar

• Contoh TOR acara berbagai jenis kegiatan

• Perbedaan TOR dan proposal

• Kesalahan umum dalam membuat TOR

• Template TOR siap pakai

• FAQ seputar TOR acara

Mari kita bahas secara lengkap.

Apa Itu TOR Acara?

TOR acara (Terms of Reference) adalah dokumen perencanaan yang berisi penjelasan rinci mengenai suatu kegiatan, mulai dari latar belakang, tujuan, ruang lingkup, hingga anggaran dan penanggung jawab.

Secara sederhana, TOR adalah pedoman kerja yang menjadi acuan pelaksanaan sebuah acara agar berjalan sesuai rencana.

Dalam dunia organisasi, kampus, perusahaan, maupun instansi pemerintah, TOR acara hampir selalu dibutuhkan sebelum kegiatan disetujui.

Fungsi TOR Acara

Berikut fungsi utama TOR acara:

1. Sebagai Panduan Pelaksanaan

TOR menjadi acuan teknis agar semua pihak memahami tujuan dan alur kegiatan.

2. Alat Pengajuan Persetujuan

Dokumen TOR biasanya digunakan untuk mendapatkan persetujuan dari atasan, sponsor, atau manajemen.

3. Dasar Penyusunan Anggaran

Tanpa TOR, penyusunan anggaran menjadi tidak terarah.

4. Menghindari Kesalahpahaman

TOR membantu menyamakan persepsi antara panitia, vendor, dan pihak terkait.

5. Alat Evaluasi

Setelah acara selesai, TOR dapat digunakan sebagai bahan evaluasi apakah kegiatan berjalan sesuai rencana.

Tujuan Pembuatan TOR Acara

Tujuan utama TOR acara adalah:

• Menjelaskan urgensi kegiatan

• Menentukan sasaran peserta

• Menguraikan konsep acara

• Menentukan output yang ingin dicapai

• Mengontrol penggunaan anggaran

Dengan adanya TOR, kegiatan tidak berjalan secara spontan atau tanpa perencanaan matang.

Struktur TOR Acara yang Benar

Berikut struktur TOR acara yang umum digunakan:

1. Judul Kegiatan

Tuliskan nama kegiatan secara jelas dan spesifik.

2. Latar Belakang

Menjelaskan alasan dan urgensi kegiatan.

3. Dasar Hukum (Opsional)

Digunakan untuk kegiatan formal atau instansi pemerintah.

4. Tujuan Kegiatan

Menjelaskan apa yang ingin dicapai.

5. Sasaran Peserta

Menjelaskan siapa target kegiatan.

6. Waktu dan Tempat

Detail pelaksanaan acara.

7. Susunan Acara

Rundown kegiatan dari awal hingga selesai.

8. Kepanitiaan

Struktur organisasi pelaksana.

9. Rencana Anggaran Biaya (RAB)

Perkiraan biaya yang dibutuhkan.

10. Penutup

Kesimpulan dan harapan terhadap kegiatan.

Cara Membuat TOR Acara yang Baik dan Benar

Agar TOR acara efektif, berikut langkah-langkahnya:

1. Tentukan Tujuan yang Jelas

Pastikan tujuan spesifik dan terukur.

2. Gunakan Bahasa Formal dan Sistematis

Hindari bahasa ambigu atau terlalu panjang.

3. Susun Secara Terstruktur

Gunakan format heading dan subheading.

4. Buat Anggaran Realistis

Rincikan kebutuhan dengan detail.

5. Sertakan Timeline

Agar pelaksanaan lebih terkontrol.

Contoh TOR Acara Seminar

TOR Acara Seminar Nasional Digital Marketing

1. Latar Belakang
Perkembangan digital marketing yang pesat menuntut pelaku usaha untuk terus meningkatkan kompetensi.

2. Tujuan

• Meningkatkan wawasan peserta

• Memberikan strategi praktis digital marketing

3. Sasaran Peserta
Mahasiswa dan UMKM.

4. Waktu & Tempat
10 Maret 2026 – Aula Kampus.

5. Susunan Acara
08.00 – Registrasi
09.00 – Pembukaan
10.00 – Materi 1
12.00 – Istirahat
13.00 – Materi 2
15.00 – Penutup

Contoh TOR Acara Pengajian

Judul: Pengajian Akbar Menyambut Ramadhan

Latar Belakang:
Meningkatkan keimanan menjelang Ramadhan.

Tujuan:
Meningkatkan ukhuwah Islamiyah.

Peserta:
Warga sekitar dan jamaah masjid.

Perbedaan TOR dan Proposal

TOR lebih detail dibanding proposal.

Kesalahan Umum dalam Membuat TOR Acara

1. Tujuan tidak jelas

2. Tidak ada rincian anggaran

3. Rundown tidak lengkap

4. Bahasa tidak formal

5. Tidak mencantumkan penanggung jawab

Template TOR Acara Siap Pakai

Berikut template sederhana:

Tips Agar TOR Acara Disetujui

• Gunakan format profesional

• Sertakan estimasi biaya rinci

• Lampirkan kebutuhan logistik

• Sesuaikan dengan visi organisasi

Mengapa TOR Acara Penting untuk Perusahaan?

Dalam dunia bisnis, TOR acara membantu:

• Mengontrol anggaran promosi

• Mengatur event launching produk

• Mengelola event internal perusahaan

Bagi perusahaan yang sering mengadakan event seperti seminar, gathering, atau peluncuran produk, TOR acara adalah dokumen wajib.

FAQ Seputar TOR Acara

Apa kepanjangan TOR?

TOR adalah Terms of Reference.

Apakah TOR wajib ada dalam setiap acara?

Untuk acara formal, sangat disarankan.

Apakah TOR sama dengan proposal?

Tidak. TOR lebih detail dan teknis.

Berapa panjang TOR yang ideal?

Tergantung skala acara, biasanya 3–10 halaman.

Kesimpulan

TOR acara adalah dokumen penting yang menjadi pedoman utama pelaksanaan kegiatan. Dengan TOR yang jelas, sistematis, dan terstruktur, acara dapat berjalan lancar, terarah, dan sesuai tujuan.

Menyusun TOR acara memang membutuhkan ketelitian, tetapi hasilnya akan sangat membantu keberhasilan kegiatan Anda.

Jika Anda sedang mempersiapkan seminar, gathering, pengajian, atau event perusahaan dan membutuhkan souvenir, tas seminar, goodie bag, atau merchandise custom, percayakan pada tim profesional.

Kami siap membantu kebutuhan tas custom untuk berbagai jenis acara dengan kualitas terbaik dan harga kompetitif.

Hubungi kami sekarang dan konsultasikan kebutuhan event Anda!