Jika berbicara tentang sebuah perencanaan acara, tentu kita semua tau bukan jika untuk mencapai suatu pengaturan yang baik, demi menjamin kesuksesan acara biasanya akan ada pihak pihak tertentu yang ditugaskan secara khusus untuk menangani segala macam bentuk urusan dibalik layar. Dimana adapun pihak pihak yang dimaksud tersebut pun tentu saja akan berbentuk kepanitiaan dengan beberapa divisi sebagai bagian di dalamnya, yang biasanya pada pelaksanaannya sendiri akan terdapat beberapa alasan memilih divisi acara, karena biasanya akan disesuaikan dengan kebutuhan acara.
Mengingat, pengertian dari kepanitiaan sendiri yang dalam hal ini pada dasarnya memang diketahui merupakan gambaran dari suatu kelompok orang atau badan yang umumnya dibentuk secara sengaja dan khusus oleh seorang individu maupun suatu organisasi, institusi, atau bahkan sebuah perusahaan dengan sifat sementara, karena akan menjalankan perintah untuk menyelesaikan tugas serta tanggung jawab terkait suatu kegiatan tertentu dalam jangka waktu yang telah ditetapkan. Tentu sudah barang pasti untuk memudahkan alur kerjanya, kepanitiaan ini akan membutuhkan adanya divisi divisi.
Dimana, peran dari adanya divisi divisi dalam suatu struktur kepanitiaan acara pun hendaknya memang dinilai sangat dibutuhkan, karena diketahui sejalan dengan bagaimana peran kepanitiaan itu sendiri yang dalam hal ini berdiri sebagai kerangka kerja kolaboratif yang didedikasikan untuk menyukseskan satu proyek atau kegiatan spesifik. Dan sebagai tim kerja khusus yang dianggap mengemban tanggung jawab penuh atas atas perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan suatu acara atau program, biasanya hal tersebut memang akan membuat alasan memilih divisi acara semakin menguat dan berdasar.
Apalagi jika hal tersebut kita kaitkan dengan bagaimana peran, tugas serta fungsi khusus dari adanya kepanitiaan itu sendiri yang dalam hal ini diketahui memiliki tujuan utama untuk membantu pemilik acara memastikan terselenggaranya acara sesuai dengan rencana, karena peran mereka sebagai pelaksana utama yang nantinya akan mewujudkan rencana serta rancangan acara menjadi kenyataan. Membagi tugas dan tanggung jawab secara merata, karena fungsi mereka adalah untuk memecah pekerjaan besar menjadi bagian yang lebih kecil (divisi) agar lebih efisien dan terorganisir.
Mampu melaksanakan fungsi manajemen secara penuh, karena perannya memang adalah untuk menerapkan fungsi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, dan evaluasi kegiatan. Membantu mengelola sumber daya yang dimiliki dan berpotensi untuk perform, karena salah satu tugas pokoknya memang untuk mengurus segala hal, baik itu terkait anggaran, sarana dan prasarana, hingga sumber daya manusia yang terlibat. Serta yang terakhir adalah untuk membuat laporan terkait jalannya acara sebagai bentuk akuntabilitas tanggung jawabnya terhadap peran, tugas, dan fungsinya.
Oleh sebab itu didasarkan dari kompleksitas perannya tersebut, tentu sangat wajar bukan jika suatu kepanitiaan acara umumnya akan memiliki struktur yang berbeda beda, karena akan bergantung pada kebutuhan dan jenis acara yang ditanganinya pula. Namun meskipun dikenal dengan struktur yang berbeda beda, tetapi yang jelas keberadaan dari kepanitiaan acara ini biasanya memang akan selalu terdiri dari jabatan inti, seperti penanggung jawab, ketua panitia, wakil ketua, sekretaris, bendahara, dan beberapa divisi divisi yang umumnya akan memiliki tugasnya masing masing.
Pentingnya Divisi Acara Dalam Sebuah Kepanitiaan
Dikenal sebagai salah satu bagian yang juga dikenal memegang peranan penting, bahkan keberadaannya sampai selalu diadakan disetiap struktur kepanitiaan acara, tentu secara tidak langsung hal tersebut memang menjadikan alasan memilih divisi acara dalam perhelatan suatu acara dianggap memiliki kepentingan tersendiri, terlepas dari seberapa besar kecilnya jenis acara yang akan ditangani. Dimana adanya pernyataan tersebut pun tentu saja juga tidak terlepas begitu saja dari bagaimana pembentukan divisi sendiri yang pada dasarnya memang merupakan bentuk prinsip dasar dari manajemen proyek.
Definisi Divisi Acara
Dan sebagai bagian yang dinilai menjadi salah satu kunci utama untuk mencapai efisiensi kerja, dengan mengandalkan spesialisasi dan akuntabilitas yang dimilikinya. Dalam hal ini dapat diketahui jika secara garis besar sebetulnya dapat dikatakan jika definisi dari divisi acara ini sendiri sebetulnya dipakai untuk menggambarkan sekelompok orang dengan keahlian berbeda beda, yang secara sengaja digabungkan menjadi satu tim dalam sebuah struktur kepanitiaan acara, dan nantinya akan memiliki tanggung jawab penuh terhadap beberapa macam pekerjaan yang biasanya akan dilakukan secara konseptual.
Sehingga dari penjelasan singkat tersebut, tentu sangat wajar bukan jika pembentukan dari divisi divisi khusus pada sebuah struktur kepanitiaan acara biasanya memang dapat diibaratkan pula seperti jantung dan otak dari sebuah kepanitiaan. Karena tidak dapat dipungkiri begitu saja, jika alasan sebuah dari kepanitiaan melakukan pembentukan divisi acara pada suatu perhelatan acara, hendaknya memang didasarkan oleh bagaimana peran divisi divisi tersebut yang nantinya akan bertanggung jawab secara penuh terhadap isi, format, hingga rangkaian atau alur kegiatan yang diselenggarakan.
Dan karena perannya yang akan bertindak sebagai konduktor dari seluruh rencana kegiatan pada suatu perhelatan acara, tentu didasarkan dari hal tersebut sudah barang pasti jika pelaksanaan tugas dari divisi divisi acara ini umumnya tidak akan jauh dari yang namanya mengatur mekanisme kegiatan, memastikan bahwa setiap segmen acara dapat sungguhan berjalan lancar dan tepat waktu sesuai dengan yang sudah direncanakan, serta akan menjadi titik titik koordinasi bagi semua pihak yang terlibat langsung dalam acara, mulai itu dari registrasi peserta acara, pengisi acara, hingga bagian acara lainnya.
Alasan Pentingnya Memilih Divisi Acara
Memiliki rangkaian alur kerja yang tersebar ke dalam beberapa tugas penting, secara tidak langsung memang telah membuktikan bagaimana krusialnya peran dari keberadaan divisi divisi kerja bagi suatu struktur kepanitiaan acara. Terlebih secara garis besar sendiri sebetulnya dapat diketahui pula, jika terdapat beberapa alasan memilih divisi acara yang umumnya memang menjadikan peran keberadaanya semakin dibutuhkan bagi jalannya perhelatan suatu acara. Dan adapun beberapa alasan memilih divisi acara yang dimaksud tersebut, diantaranya adalah sebagai berikut ini:
Efisiensi Waktu Kerja
Alasan pertama yang menjadikan perkara memilih divisi acara dalam sebuah kepanitiaan dianggap penting adalah karena keberadaan divisi divisi tersebut yang dalam hal ini dinilai dapat membantu memaksimalkan efisiensi waktu kerja. Baik itu efisiensi dalam proses perencanaan maupun efisiensi dalam pelaksanaan hari-H. Karena tidak dapat dipungkiri, jika adanya efisiensi waktu kerja ini pun hendaknya juga bukan hanya hasil yang didapat dari adanya divisi acara saja, tetapi sebetulnya juga merupakan bagian dari tugas serta tanggung jawab utama mereka.
Oleh sebab itu, didasarkan dari pernyataan tersebut tentu wajar saja bukan jika perkara alasan memilih divisi ini dapat diibaratkan seperti kita memilih peran sentral dalam memastikan bahwa waktu, sebagai sumber daya yang tidak dapat diperbaharui, dapat sungguhan digunakan secara maksimal, sekaligus juga terstruktur dari awal hingga akhir acara. Dan memilih divisi acara yang berisikan orang orang kompeten pun itu berarti juga akan menjadikan adanya kepanitiaan berperan sebagai agen utama yang menciptakan efisiensi waktu, bukan hanya untuk personal tetapi untuk seluruh rangkaian kegiatan pula.
Mengingat salah satu tugas dari divisi acara yang diketahui bertugas untuk menyusun rundown atau jadwal acara secara rinci, yang dalam hal ini merupakan master plan waktu, tentu secara tidak langsung juga mengharuskan mereka untuk bisa mengorganisir waktu secara baik, guna menghindari resiko keterlambatan atau pemborosan waktu, yang dalam hal ini dinilai dapat menimbulkan efek domino dan pekerjaan menjadi tidak efisien. Dimana adanya hal tersebut pun tentu saja juga akan turut serta berpengaruh pada seberapa efektifnya jalannya acara.
Menciptakan Spesialisasi Kerja
Perkara selanjutnya yang juga dikenal menjadi alasan memilih divisi acara dianggap penting bagi suatu kepanitiaan acara adalah karena keberadaan mereka yang dapat membantu terciptanya spesialisasi kerja yang baik. Karena meskipun semua anggota kepanitiaan hendaknya memang bekerja untuk satu tujuan, namun tidak dapat dipungkiri jika adanya divisi acara ini umumnya dikenal akan menawarkan jenis spesialisasi yang lebih spesifik dan sangat terfokus, yang tentu saja akan berkontribusi langsung pada keberhasilan dan profesionalisme acara, sehingga keberadaannya bisa dianggap begitu penting.
Dimana adanya hal tersebut pun tentu saja tidak terlepas begitu saja dari bagaimana keberadaan dari divisi acara ini yang nantinya akan memungkinkan anggotanya untuk berspesialisasi pada aspek yang paling penting, yaitu isi dan alur acara dan berdasarkan kemampuan atau keahlian bidangnya. Oleh sebab itu, seseorang yang secara konsisten bekerja di bawah spesialisasi diviri acara ini umumnya memang adalah mereka yang mahir dalam tugas tugas inti mereka, yang dimaksudkan untuk meningkatkan kualitas eksekusi acara, membuat acara terasa profesional, teratur, dan berkesan.
Mengurangi Overlapping
Kepentingan selanjutnya yang juga dikenal dapat menjadikan peran keberadaan divisi acara dianggap krusial bagi suatu struktur kepanitiaan acara adalah bagaimana mereka dapat mengurangi overlapping. Dimana bisa dibilang alasan ini merupakan salah satu alasan penting kenapa divisi acara bisa dianggap sangat dibutuhkan. Karena tidak dapat dipungkiri, jika adanya divisi acara ini hendaknya memang seperti kita menentukan siapa saja yang akan memiliki peran khusus dan bertanggung jawab atas kejelasan fungsional struktural seluruh rencana kegiatan, mulai dari tahap perencanaan sampai eksekusi
Oleh sebab itu, tidaklah mengherankan bukan jika secara garis besar keberadaan dari peranan divisi acara bagi suatu struktur kepanitiaan acara umumnya memang tidak hanya berkenaan dengan perkara merancang isi acara saja, tetapi diketahui juga memiliki peran khusus sebagai dan strategis untuk menjadi pusat komando yang mencegah kekacauan dalam kerja tim dan pelaksanaan acara. Sehingga dalam proses pelaksanaan kerjanya, biasanya keberadaan divisi acara ini umumnya memang akan dibagi menjadi beberapa bagian atau divisi kerja yang didasarkan pada kepentingan, tugas dan tanggung jawab.
Mengoptimalkan Sumber Daya Manusia
Karena memiliki kepentingan untuk mengurangi overlapping, tentu sangat wajar bukan jika didasarkan oleh hal tersebut alasan memilih divisi kerja bagi suatu struktur kepanitiaan acara selanjutnya adalah bagaimana mereka yang diketahui dapat membantu mengoptimalkan sumber daya manusia. Dimana adanya pernyataan tersebut pun tentu saja didasarkan pada cara kerja divisi acara yang umumnya akan membagi anggotanya kedalam beberapa kelompok kerja, dengan tugas dan kewenangan berbeda beda, tergantung dari kemampuan juga keahlian bidang mereka.
Sehingga dengan beberapa sumber daya manusia yang dimiliki, suatu kepanitiaan acara dapat memaksimalkan kinerja setiap anggotanya, dan mencegah anggota divisi lain menunggu atau bekerja di luar waktu yang efektif, sehingga tenaga dan waktu mereka pun tentu saja dapat termanfaatkan secara optimal. Sehingga didasarkan dari pernyataan tersebut, tentu wajar saja bukan jika sebuah kepanitiaan yang membentuk divisi acara ini hendaknya akan menempatkan orang orang dengan kemampuan yang sangat spesifik dan berharga pada tugas tugas yang paling berdampak terkait pengalaman peserta.
Mengurangi Stress dan Beban Kerja Individu
Dapat membantu mengurangi stress dan beban kerja individu agaknya juga menjadi salah satu alasan memilih divisi acara bagi sebuah struktur kepanitiaan acara sering kali dianggap penting dan juga dipertimbangkan secara khusus. Karena dapat diketahui, jika dengan memilih mendirikan beberapa divisi acara ini hendaknya memang dinilai akan lebih memungkinkan individu individu yang tergabung di dalam kepanitiaan acara bisa mengganti stres yang tidak jelas atau kebingungan dengan fokus kerja yang lebih jelas dan terarah, berdasarkan spesialisasi mereka.
Maka dari itu, dilihat dari pernyataan tersebut maka dapat disimpulkan jika dipandang dari perspektif manajemen stres dan beban kerja yang terfokus, memilih membangun divisi acara ini hendaknya memang justru dapat membantu mengurangi stres dan beban kerja anggota secara keseluruhan dalam kepanitiaan. Terlebih jika dilihat dari konteks pembagian kerja dan kepastian tugas, setiap anggota yang bertugas tentu saja juga menjadi tahu persis bahwa tugas mereka umumnya berhubungan dengan perkara menyusun konsep, rundown, dan mengendalikan panggung, tanpa perlu membebani mental mereka tentang hal hal di luar tanggung jawab mereka.
Mempermudah Kontrol dan Pengawasan
Terbaginya beberapa anggota kepanitiaan menjadi divisi divisi kerja spesifik umumnya juga dianggap memiliki manfaat penting bagi lancarnya perhelatan suatu acara, dan menambah daftar alasan memilih divisi acara bagi kepanitiaan acara dianggap perlu untuk dipertimbangkan serta dilakukan. Mengingat secara garis sendiri pada dasarnya dapat dikatakan jika keputusan untuk memilih mendirikan adanya divisi acara dengan spesifikasi tugas khusus, hendaknya memang sama saja seperti memiliki tim tim kecil yang memudahkan kontrol dan pengawasan eksternal oleh ketua panitia.
Apalagi sebagai pihak yang memiliki peran dan tugas sebagai pelaksana utama, tentu saja keberadaan mereka bisa dijadikan sebagai pusat komando atau koordinator lapangan yang saat acara berlangsung mereka adalah satu satunya tim yang harus tahu persis apa yang terjadi di setiap detik acara, mulai dari backstage, di panggung, hingga alur kedatangan peserta. Dimana didasarkan dari tugas dan tanggung jawabnya yang spesifik namun general tersebut lah justru membuat suatu kepanitiaan menjadi tampak lebih solid dan jauh lebih mudah diawasi atau di control.
Pengelolaan Resiko Lebih Baik
Alasan memilih divisi acara selanjutnya yang juga dianggap memiliki kepentingan khusus dan patut untuk dipertimbangkan oleh suatu kepanitiaan acara adalah bagaimana keberadaan dari per divisi acara ini yang hendaknya dinilai dapat melakukan pengelolaan resiko lebih baik. Karena tidak dapat dipungkiri begitu saja, jika adanya divisi acara dalam suatu kepanitiaan acara hendaknya memang diketahui memiliki peran yang secara strategis dapat ditempatkan untuk mengidentifikasi, memitigasi, dan merespons risiko langsung yang dapat menggagalkan seluruh acara.
Sehingga meskipun keberadaan dari divisi acara ini hendaknya berfokus pada konten dan alur kegiatan, namun mereka secara inheren hendaknya memang bertanggung jawab atas risiko operasional yang paling besar, misalnya saja seperti kegagalan atau gangguan mendadak pada hari-H, karena pada dasarnya peran keberadaan mereka umumnya memang diketahui bertugas untuk memvisualisasikan seluruh alur kegiatan dari detik ke detik, yang secara tidak langsung hal tersebut tentu akan membuat proses ini secara alami memaksa mereka dapat mengidentifikasi potensi titik kegagalan secara detail.
Meningkatkan Akuntabilitas
Meningkatkan akuntabilitas agaknya juga turut serta menjadi alasan yang sangat penting memilih divisi acara bagi suatu kepanitiaan acara, dimana adanya hal tersebut pun tentu saja dikarenakan peran divisi acara ini yang sebetulnya berada di garis depan pelaksanaan kegiatan, dan menjadikannya sebagai pihak yang paling bertanggung jawab atas hasil nyata acara. Oleh sebab itu dengan demikian, memilih perkara memilih divisi acara ini pun umumnya seperti berarti memilih peran yang memiliki tanggung jawab atas output dan kualitas event dengan standar akuntabilitas yang tinggi.
Mengingat adanya hal tersebut pun tentu saja berkaitan dengan bagaimana peran divisi acara ini yang secara umum diketahui bertanggung jawab untuk membuat dan melaksanakan konsep acara, dimana biasanya mereka akan mengemban tanggung jawab untuk membuat laporan yang disusun secara jelas untuk menyatakan apakah semua sesi acara terlaksana sesuai rencana, dihadiri oleh narasumber yang dijanjikan, dan disajikan sesuai timeline. Sehingga kesalahan atau kegagalan acara dapat secara langsung diatribusikan guna meningkatkan akuntabilitas divisi dan kepanitiaan.
Membentuk Budaya Kerja Tim yang Solid
Dinilai dapat memberikan pengalaman yang intensif dan unik secara dramatis kepada setiap individu yang tergabung dalam struktur kepanitiaan, bisa dibilang juga turut serta membuat alasan memilih divisi acara bagi sebuah kepanitiaan acara selanjutnya dianggap dapat mempercepat pembentukan budaya kerja tim yang kuat. Dimana adanya pernyataan tersebut pun umumnya diketahui juga semakin dikuatkan pula oleh bagaimana keberadaan divisi acara yang dikenal selalu menawarkan lingkungan kerja yang dinamis dan membuat kerja sama tim menjadi kebutuhan mutlak untuk bertahan.
Selain itu, karena setiap bagian dari divisi acara ini sebetulnya memiliki tingkat ketergantungan yang sangat tinggi, hal tersebut tentu saja secara tidak langsung membuat mereka menjadi saling ketergantungan dan berdampak. Yang mana dengan adanya ketergantungan tersebut, tentu saja mau tidak mau akan memaksa setiap anggota untuk saling percaya, saling back up, dan bekerja seirama, dengan mengesampingkan ego demi keberhasilan acara secara keseluruhan, yang merupakan inti dari budaya kerja tim dan merupakan ciri khas dari tim yang solid.
Meningkatkan Skala Kompleksitas Acara
Umumnya alasan memilih divisi acara bagi suatu struktur kepanitiaan bisa didasarkan pula oleh bagaimana keberadaan mereka yang dinilai dapat berfungsi sebagai perencana utama yang nantinya akan memungkinkan suatu acara untuk tumbuh dari kegiatan sederhana menjadi acara yang besar dan rumit atau kompleks. Dimana adanya hal tersebut pun tentu saja disebabkan oleh bagaimana keberadaan dari divisi acara ini yang biasanya dapat menjadi titik pusat koordinasi strategis dan menghubungkan kebutuhan teknis dengan waktu pelaksanaan, dsb.
Sehingga dengan koordinasi yang dilakukannya tersebut. tentu sangat wajar bukan jika peran dari keberadaan sebuah divisi acara pun kemudian dapat menjadi detail yang dijadikan sebagai pegangan bagi semua divisi, sehingga semua pihak dapat bekerja secara sinkron meskipun acaranya sangat besar. Apalagi karena salah satu tugasnya juga adalah untuk menyusun arsitektur konten acara, tentu saja hal tersebut juga akan membuat keberadaan dari divisi acara dapat memastikan semua kebutuhan teknis spesifik yang akan dieksekusi oleh bagian bagian lain dapat lebih terkelola dengan baik.
Diibaratkan sebagai alat untuk menggerakan dan menjalankan suatu perhelatan acara, yang tentu saja dapat diandalkan, bisa dibilang memang menjadikan keberadaan dari peran adanya divisi divisi acara dalam sebuah struktur kepanitiaan acara dianggap memiliki kepentingan yang tidak terelakan. Terlebih, sebagai pihak yang nantinya akan membantu setiap tamu undangan atau peserta acara mendapatkan pengalaman berkesan dan menyenangkan, hal tersebut pun tentu saja juga akan membuat tugas dan tanggung jawab setiap divisi acara dikenal memiliki kompleksitasnya sendiri.
Khususnya dalam hal ini untuk divisi acara yang mengemban tugas untuk mengurusi masalah logistik dan perlengkapan acara. Karena pada peran dan tugasnya, mereka sering kali akan dituntut pula untuk bisa menyediakan adanya barang fungsional dengan nilai sentimental sebagai bagian dari wujud ucapan terimakasih dan juga apresiasi untuk menyenangkan para peserta atau tamu undangan yang sudah bersedia hadir. Dimana adapun barang dimaksud tersebut tentu lah dapat dijelaskan sebagai sebuah souvenir atau bingkisan acara yang secara sengaja dipersiapkan secara khusus.
Namun tentu saja, agar bingkisan tersebut bisa menjadi lebih berkesan, bermakna dan juga dapat membangun antusias, hendaknya sebagai divisi yang bertugas kita dapat mengusahakannya dengan cara menyediakan barang dengan tampilan menarik, namun tetap fungsional dan memiliki ciri khas tersendiri. Contohnya seperti tas custom buatan Karya Bintang Abadi. yang dalam hal ini diketahui memiliki tas dengan detail tampilan terbaik, kualitas dan kuantitas terjamin, serta harga bersaing yang dijamin dapat disesuaikan dengan keinginan serta kebutuhan yang diharapkan.
Terlebih sebagai pabrik tas custom berpengalaman, Karya Bintang Abadi pun juga diketahui selalu memiliki pelayanan terbaik melalui proses pemesanan aman karena sudah berlegalitas, juga cara pemesanan cepat dan mudah yang didampingi secara langsung oleh para customer service ramah juga tanggap, baik secara online maupun offline. Jadi tunggu apalagi? Segera percayakan kebutuhan tas custom anda pada jasa pembuatan tas custom ini dengan segera menghubungi CS Karya Bintang Abadi untuk mendapatkan tas custom dengan hasil maksimal serta memuaskan.
