Setiap kegiatan yang terencana dengan baik selalu berawal dari dokumen perencanaan yang solid. Dalam dunia organisasi, pemerintahan, dunia usaha, maupun komunitas, dokumen tersebut dikenal dengan nama TOR atau Term of Reference. TOR bukan sekadar formalitas administratif — ia adalah fondasi yang menentukan arah, ruang lingkup, dan ukuran keberhasilan sebuah kegiatan sebelum satu pun langkah operasional diambil.
Tanpa TOR yang jelas, sebuah kegiatan rentan mengalami berbagai masalah: anggaran yang membengkak karena ruang lingkup tidak terdefinisi, miskomunikasi antar tim karena tidak ada acuan bersama, kesulitan mendapatkan persetujuan karena tujuan tidak terukur, hingga evaluasi yang tidak bisa dilakukan karena indikator keberhasilan tidak ditetapkan sejak awal.
Artikel ini hadir sebagai panduan lengkap dan praktis bagi Anda yang ingin menyusun TOR kegiatan yang baik, benar, dan efektif. Mulai dari memahami definisi dan fungsi TOR secara mendalam, mengenal format dan struktur yang tepat, melihat enam contoh TOR dari berbagai jenis kegiatan, hingga mendapatkan tips praktis agar TOR Anda disetujui lebih cepat.
Apa Itu TOR Kegiatan?
TOR (Term of Reference) adalah dokumen resmi tertulis yang mendeskripsikan secara rinci rencana pelaksanaan suatu kegiatan atau proyek. Dokumen ini berfungsi sebagai acuan atau pedoman bagi semua pihak yang terlibat — mulai dari panitia pelaksana, pemimpin organisasi yang memberikan persetujuan, hingga pihak eksternal seperti sponsor, mitra, atau auditor.
Secara etimologis, “Term of Reference” berarti ‘ketentuan acuan’ atau ‘kerangka acuan kerja’. Dalam praktiknya di Indonesia, TOR sering dikenal juga dengan istilah KAK (Kerangka Acuan Kegiatan), terutama dalam konteks instansi pemerintahan. Meski namanya berbeda, isi dan fungsinya pada dasarnya sama.
TOR menjawab enam pertanyaan fundamental dalam perencanaan kegiatan: apa yang akan dilakukan (what), mengapa perlu dilakukan (why), siapa yang akan melakukan dan menjadi sasaran (who), kapan dilaksanakan (when), di mana dilaksanakan (where), dan bagaimana cara pelaksanaannya (how). Dengan menjawab keenam pertanyaan ini secara komprehensif, TOR memastikan tidak ada aspek penting yang terlewatkan.
Fungsi Utama TOR dalam Sebuah Kegiatan
TOR memiliki sejumlah fungsi strategis yang menjadikannya dokumen yang tidak bisa diabaikan dalam perencanaan kegiatan yang serius:
- Pedoman Pelaksanaan: TOR menjadi dokumen rujukan utama bagi seluruh anggota tim selama proses persiapan dan pelaksanaan kegiatan berlangsung.
- Alat Komunikasi: TOR menyatukan pemahaman semua pemangku kepentingan tentang apa yang akan dilakukan, sehingga meminimalkan miskomunikasi dan perbedaan ekspektasi.
- Dasar Persetujuan: Bagi atasan, dewan pengurus, atau komite anggaran, TOR adalah dokumen utama yang menjadi dasar keputusan untuk menyetujui atau menolak suatu kegiatan.
- Acuan Anggaran: TOR yang lengkap memuat Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang menjadi dasar alokasi dan pencairan dana.
- Instrumen Evaluasi: Dengan tujuan dan indikator yang sudah ditetapkan di dalam TOR, proses evaluasi pasca-kegiatan menjadi lebih terstruktur dan objektif.
Format TOR Kegiatan yang Benar
Struktur TOR dapat bervariasi tergantung pada jenis organisasi dan kegiatan, namun secara umum sebuah TOR yang baik mencakup sembilan komponen inti berikut. Memahami fungsi dan cara pengisian setiap komponen adalah kunci untuk menghasilkan TOR yang kuat dan meyakinkan.
1. Judul Kegiatan
Judul harus mencerminkan esensi kegiatan secara tepat, spesifik, dan profesional. Hindari judul yang terlalu umum (seperti ‘Kegiatan Pelatihan’) dan pilih judul yang langsung menggambarkan isi, sasaran, dan konteks kegiatan (seperti ‘Pelatihan Digital Marketing untuk 100 Pelaku UMKM Kota Bandung Tahun 2026’).
2. Latar Belakang
Bagian ini menjelaskan alasan mengapa kegiatan ini perlu diadakan. Latar belakang yang kuat mengangkat masalah atau kebutuhan nyata yang ada, didukung oleh data atau fakta yang relevan, dan diakhiri dengan justifikasi logis mengapa kegiatan yang diusulkan adalah solusi yang tepat. Ini adalah bagian yang ‘menjual’ ide kegiatan kepada pembaca.
3. Dasar Hukum atau Dasar Pelaksanaan
Untuk kegiatan dalam konteks pemerintahan atau lembaga formal, cantumkan peraturan, kebijakan, atau surat keputusan yang menjadi landasan hukum pelaksanaan kegiatan. Untuk organisasi non-pemerintah, bagian ini bisa diisi dengan kebijakan internal organisasi atau mandat dari pengurus yang relevan.
4. Maksud dan Tujuan
Bedakan dengan jelas antara maksud dan tujuan. Maksud adalah gambaran umum yang ingin dicapai (bersifat kualitatif), sementara tujuan adalah hasil spesifik yang terukur (bersifat kuantitatif). Tujuan yang baik mengikuti kaidah SMART: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time-bound.
5. Sasaran atau Target Peserta
Deskripsikan secara jelas siapa yang akan menjadi peserta atau penerima manfaat dari kegiatan ini. Sertakan jumlah, kriteria, dan jika relevan, mekanisme seleksi atau rekrutmen peserta.
6. Waktu dan Tempat
Cantumkan tanggal pelaksanaan, durasi kegiatan, dan lokasi dengan alamat yang lengkap. Jika kegiatan berlangsung beberapa hari atau terbagi dalam beberapa sesi, buat jadwal yang terinci.
7. Susunan Panitia
Cantumkan struktur organisasi panitia pelaksana beserta nama dan jabatan masing-masing anggota. Kejelasan struktur kepanitiaan menunjukkan bahwa kegiatan sudah memiliki tim yang terorganisir dan bertanggung jawab.
8. Rencana Anggaran Biaya (RAB)
RAB adalah salah satu bagian yang paling dicermati oleh pihak yang memberikan persetujuan. Buat rincian anggaran yang transparan, realistis, dan dapat dipertanggungjawabkan. Kelompokkan anggaran berdasarkan pos pengeluaran utama dan sertakan sumber pendanaan yang direncanakan.
9. Penutup
Bagian penutup berisi pernyataan harapan agar kegiatan mendapat dukungan dan persetujuan, serta ditutup dengan tanda tangan penyusun dan/atau pengesahan dari pejabat yang berwenang.
6 Contoh TOR Kegiatan Siap Edit
Berikut enam contoh TOR dari berbagai jenis kegiatan yang bisa Anda jadikan referensi dan diadaptasi sesuai kebutuhan spesifik organisasi Anda.
| Contoh 1: TOR Seminar Digital Marketing untuk UMKM | |
| Judul Kegiatan | Seminar Digital Marketing untuk Pelaku UMKM Kota X Tahun 2026 |
| Latar Belakang | Sebanyak 72% UMKM di Kota X belum memanfaatkan platform digital secara optimal, sementara pertumbuhan pasar online di wilayah ini mencapai 45% per tahun. |
| Tujuan | Meningkatkan pemahaman dan keterampilan pemasaran digital 100 pelaku UMKM agar mampu memanfaatkan media sosial dan marketplace secara efektif. |
| Sasaran | 100 pelaku UMKM aktif yang terdaftar di Dinas Koperasi Kota X |
| Waktu & Tempat | 12 Mei 2026, pukul 08.00 – 17.00 WIB | Aula Gedung Serbaguna Kota X |
| Output | Peserta mampu membuat konten promosi digital dan mengelola akun bisnis di minimal 2 platform |
| Estimasi Anggaran | Rp 45.000.000 (narasumber, konsumsi, materi, sertifikat) |
| Contoh 2: TOR Pelatihan Public Speaking Mahasiswa | |
| Judul Kegiatan | Pelatihan Public Speaking dan Komunikasi Profesional bagi Mahasiswa |
| Latar Belakang | Survei internal menunjukkan 68% mahasiswa merasa kurang percaya diri saat presentasi di depan umum, berdampak pada performa akademik dan kesiapan kerja. |
| Tujuan | Meningkatkan kepercayaan diri dan kemampuan komunikasi lisan mahasiswa semester 3-6 melalui pelatihan intensif 2 hari. |
| Sasaran | 60 mahasiswa semester 3-6 dari seluruh program studi |
| Waktu & Tempat | 15-16 Juni 2026 | Ruang Seminar Gedung B Kampus |
| Output | Sertifikat pelatihan + peningkatan skor kepercayaan diri minimal 40% berdasarkan pre-post test |
| Estimasi Anggaran | Rp 28.000.000 (trainer, modul, konsumsi 2 hari, sertifikat) |
| Contoh 3: TOR Lomba Desain Poster Hari Kemerdekaan | |
| Judul Kegiatan | Lomba Desain Poster Digital Peringatan Hari Kemerdekaan RI ke-81 |
| Latar Belakang | Peringatan kemerdekaan perlu dirayakan secara kreatif oleh generasi muda sebagai wujud kecintaan terhadap tanah air melalui karya seni digital. |
| Tujuan | Menumbuhkan kreativitas dan semangat nasionalisme siswa SMA/sederajat melalui kompetisi desain grafis bertemakan kemerdekaan. |
| Sasaran | Siswa SMA/SMK/MA se-Kabupaten X, usia 15-18 tahun |
| Waktu & Tempat | Pendaftaran: 1-25 Juli 2026 | Pengumuman: 10 Agustus 2026 (online) |
| Output | 3 pemenang dengan total hadiah Rp 10.000.000 + pameran karya terbaik |
| Estimasi Anggaran | Rp 18.500.000 (hadiah, publikasi, penjurian, sertifikat) |
| Contoh 4: TOR Bakti Sosial Pembagian Sembako | |
| Judul Kegiatan | Bakti Sosial Pembagian Paket Sembako dan Pemeriksaan Kesehatan Gratis |
| Latar Belakang | Terdapat 245 KK prasejahtera di Desa Sukamaju yang membutuhkan bantuan pangan dan akses layanan kesehatan dasar yang terjangkau. |
| Tujuan | Menyalurkan bantuan paket sembako kepada 200 KK prasejahtera dan memberikan layanan pemeriksaan kesehatan gratis kepada 300 warga. |
| Sasaran | 200 KK prasejahtera dan 300 warga umum Desa Sukamaju, Kecamatan Y |
| Waktu & Tempat | 20 Juli 2026, pukul 08.00-14.00 WIB | Balai Desa Sukamaju |
| Output | 200 paket sembako tersalurkan + 300 warga mendapat pemeriksaan kesehatan |
| Estimasi Anggaran | Rp 35.000.000 (sembako, tenaga medis, obat, transportasi, konsumsi panitia) |
| Contoh 5: TOR Workshop Branding Produk Lokal | |
| Judul Kegiatan | Workshop Branding dan Packaging Produk Lokal untuk Pelaku UMKM |
| Latar Belakang | Banyak produk UMKM lokal berkualitas tinggi namun kalah bersaing di pasar karena identitas brand yang lemah dan kemasan yang kurang menarik. |
| Tujuan | Peserta mampu merancang identitas brand dasar (nama, logo konsep, warna brand) dan memahami prinsip desain kemasan yang menarik dan informatif. |
| Sasaran | 50 pelaku UMKM bidang produk makanan, kerajinan, dan fashion lokal |
| Waktu & Tempat | 5-6 Agustus 2026 | Co-working Space Kreatif Kota X |
| Output | 50 peserta memiliki konsep brand dasar siap implementasi + portofolio brand mini |
| Estimasi Anggaran | Rp 32.000.000 (desainer fasilitator, alat, materi, konsumsi, sertifikat) |
| Contoh 6: TOR Rapat Kerja Tahunan Organisasi | |
| Judul Kegiatan | Rapat Kerja Tahunan (Raker) Pengurus Organisasi X Tahun 2026 |
| Latar Belakang | Sesuai AD/ART organisasi, Raker wajib diselenggarakan setiap tahun untuk menyusun dan menetapkan program kerja serta anggaran untuk satu periode ke depan. |
| Tujuan | Menyusun, mendiskusikan, dan menetapkan program kerja prioritas serta alokasi anggaran organisasi untuk periode 2026-2027. |
| Sasaran | 35 pengurus aktif dari seluruh divisi dan bidang organisasi |
| Waktu & Tempat | 12-13 September 2026 | Villa XYZ, Lembang |
| Output | Dokumen Rencana Kerja Tahunan resmi yang disahkan ketua organisasi |
| Estimasi Anggaran | Rp 22.000.000 (penginapan, konsumsi, percetakan materi, transportasi) |
Template TOR Kegiatan (Siap Digunakan)
Berikut adalah template TOR universal yang bisa langsung Anda gunakan dan sesuaikan dengan jenis kegiatan apapun. Ganti setiap placeholder yang ada dengan informasi spesifik kegiatan Anda.
| TERM OF REFERENCE (TOR) — TEMPLATE | |
| 1. Judul Kegiatan | [Nama Kegiatan Secara Lengkap dan Spesifik] |
| 2. Latar Belakang | [Uraikan masalah/kebutuhan yang melatarbelakangi kegiatan, didukung data] |
| 3. Dasar Pelaksanaan | [Kebijakan, peraturan, atau mandat organisasi yang mendukung] |
| 4. Maksud | [Gambaran umum yang ingin dicapai dari kegiatan ini] |
| 5. Tujuan | [Hasil spesifik dan terukur — gunakan format SMART] |
| 6. Sasaran / Peserta | [Siapa, berapa jumlah, dan kriteria peserta atau penerima manfaat] |
| 7. Waktu & Tempat | [Tanggal, durasi, dan lokasi lengkap pelaksanaan kegiatan] |
| 8. Susunan Panitia | [Struktur kepanitiaan: Ketua, Sekretaris, Bendahara, Divisi, dst.] |
| 9. Rencana Anggaran | [Rincian anggaran per pos pengeluaran dan sumber pendanaan] |
| 10. Indikator Keberhasilan | [Bagaimana Anda mengukur keberhasilan kegiatan ini?] |
| 11. Penutup | [Pernyataan harapan dukungan dan permohonan persetujuan] |
Tips agar TOR Disetujui Lebih Cepat
Memiliki TOR yang lengkap secara struktur saja belum cukup. Berikut adalah tips strategis yang bisa meningkatkan peluang TOR Anda mendapat persetujuan lebih cepat:
1. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Formal
Hindari jargon yang tidak perlu, kalimat bertele-tele, atau istilah ambigu. Setiap kalimat harus bisa dipahami dengan jelas oleh pembaca yang mungkin tidak memiliki latar belakang teknis yang sama dengan Anda.
2. Buat Tujuan yang Terukur (SMART)
Tujuan seperti ‘meningkatkan kemampuan peserta’ terlalu umum dan tidak dapat diverifikasi. Ganti dengan tujuan yang lebih tajam: ‘Peserta mampu mengelola akun Instagram bisnis secara mandiri dan menghasilkan minimal 3 konten promosi berkualitas dalam 30 hari pasca-pelatihan’.
3. Sertakan Estimasi Anggaran yang Realistis
Anggaran yang terlalu rendah (terkesan tidak realistis) maupun terlalu tinggi (terkesan boros) sama-sama bisa menghambat persetujuan. Lakukan riset harga pasar terlebih dahulu dan siapkan justifikasi untuk setiap pos anggaran yang signifikan.
4. Tampilkan Indikator Keberhasilan yang Jelas
Banyak TOR yang lemah karena tidak menyertakan indikator keberhasilan. Tambahkan kolom atau bagian khusus yang menjelaskan bagaimana Anda akan mengukur apakah kegiatan berhasil mencapai tujuannya — misalnya melalui survei kepuasan peserta, pre-post test, atau perbandingan data sebelum dan sesudah kegiatan.
5. Perhatikan Format dan Estetika Dokumen
TOR yang terlihat rapi, terstruktur, dan profesional secara visual akan meninggalkan kesan pertama yang lebih baik. Gunakan header dan sub-header yang konsisten, tabel untuk data terstruktur, dan pastikan tidak ada typo atau kesalahan gramatikal.
6. Sesuaikan Panjang TOR dengan Skala Kegiatan
TOR untuk kegiatan kecil (misalnya rapat internal 10 orang) tidak perlu sepanjang TOR untuk program nasional. Sesuaikan tingkat detail dan panjang dokumen dengan kompleksitas dan skala kegiatan yang direncanakan.
Kesimpulan
TOR atau Term of Reference adalah tulang punggung perencanaan kegiatan yang profesional. Dokumen ini bukan sekadar formalitas — ia adalah alat komunikasi, alat persetujuan, dan alat evaluasi yang terintegrasi dalam satu dokumen. Dengan memahami struktur yang tepat, mempelajari contoh-contoh nyata dari berbagai jenis kegiatan, dan menerapkan tips yang sudah dibahas, Anda akan mampu menyusun TOR yang tidak hanya lengkap secara formal, tetapi juga meyakinkan dan efektif.
Ingat, TOR yang baik bukan yang paling panjang atau paling rumit, melainkan yang paling jelas, paling terukur, dan paling relevan dengan kebutuhan pihak yang akan memberikan persetujuan. Mulailah dengan memahami konteks dan kepentingan pembaca TOR Anda, lalu susun dokumen yang berbicara langsung kepada kebutuhan mereka.
Semoga panduan, contoh, dan template dalam artikel ini bisa membantu Anda menyusun TOR kegiatan yang lebih baik, lebih profesional, dan lebih mudah mendapat persetujuan. Selamat merencanakan kegiatan yang bermakna!
