Sebelum membahas tentang pengertian acara formal dan juga beberapa macam contohnya, dalam hal ini sebetulnya dapat diketahui jika secara garis besar yang dimaksud dengan kata “acara” sendiri hendaknya adalah sebuah istilah yang umumnya dipakai untuk merujuk suatu agenda kegiatan yang sudah direncanakan dan akan diselenggarakan pada waktu serta tempat tertentu, juga dengan konsep dan tujuan pengadaan beragam, baik untuk tujuan perayaan, peringatan hari atau momen khusus, maupun untuk mendapatkan tujuan tertentu dan sekedar sebagai hiburan juga momen berkumpul. Oleh sebab itu untuk pelaksanaan suatu acara, biasanya dibutuhkan adanya persiapan khusus.
Karena tidak dapat dipungkiri, jika pelaksanaan dari suatu “acara” umumnya memang akan selalu melibatkan banyak orang sebagai bagian dari dirinya, baik itu sebagai tamu undangan atau peserta acara maupun para panitia dan pengurus acara. Sehingga didasarkan oleh hal tersebut, tentu wajar saja bukan jika kemudian dalam prosesnya pelaksanaannya akan dibutuhkan adanya persiapan yang matang, dengan cara selalu memperhatikan berbagai macam hal terkait detail acara dan kebutuhan penunjang kelancaran acara, baik itu untuk keperluan acara besar yang melibatkan publik maupun untuk acara acara kecil yang biasanya hanya melibatkan anggota internal saja.
Dimana berdasarkan pernyataan tersebut juga lah, biasanya saat ini dikenal adanya jasa khusus yang menawarkan bantuan untuk mengelola jalannya acara dengan perencanaan yang matang serta terorganisir, yaitu event planning atau kerap juga disebut dengan istilah event organizer, yang umumnya memang dikenal memiliki peran, tugas, serta tujuan dan tanggung jawab utama untuk membantu seseorang ataupun organisasi juga suatu perusahaan dalam urusan pengadaan acaranya, serta memastikan jika acara tersebut dapat berjalan sukses dengan memastikan segala urusan terkait persiapan maupun pelaksanaan acara lancar dengan resiko masalah yang minim.
Tetapi baik menggunakan jasa event organizer maupun dirancang secara mandiri, hendaknya tetap terdapat beberapa hal krusial yang setidaknya harus selalu dilalui ketika akan mengadakan suatu perhelatan acara apapun bentuk dan tipe acaranya. Katakan saja seperti menentukan tujuan dan konsep utama yang akan diusung dengan latar belakang terukur, menentukan siapa saja yang akan menjadi tamu maupun audiens pada acara tersebut, memilih tanggal dan waktu dengan tepat, memastikan lokasi memiliki kapasitas memadai dengan fasilitas dan aksesibilitas yang baik, memiliki rundown acara secara rinci dan lengkap dengan pembagian sesi yang rasional.
Hingga yang tidak kalah penting juga adalah memastikan sarana prasarana terpenuhi, memperhitungkan jumlah anggaran dan mempersiapkan dana cadangan dengan cara membuat daftar pengeluaran serta menyediakan dana darurat, membentuk tim menggunakan sumber daya yang kompeten dengan membaginya menjadi beberapa divisi supaya beban kerja merata dan meminimalisir kesalahan maupun tumpang tindih job desk, pilih secara seksama jasa vendor yang akan dipakai dan lakukan koordinasi dengan teratur, serta yang jangan lupa untuk menggunakan strategi komunikasi yang baik pula dalam proses me-sounding acara atau ketika mempromosikannya.
Pengertian Acara Formal dan Beberapa Contohnya
Menjadi jenis agenda kegiatan yang biasanya melibatkan peran banyak orang didalamnya, baik itu sebagai tamu undangan, peserta, dan penikmat acara, maupun sebagai panitia dan pengurus yang mempersiapkan acara. Tentu sudah barang pasti jika didasarkan dari pernyataan tersebut, adanya usaha usaha untuk meminimalisir kesalahan dan meningkatkan peluang keberhasilan acara pun kemudian menjadi hal fundamental yang wajib untuk dilakukan. Baik itu untuk jenis perhelatan acara kecil maupun besar, dan untuk tipe acara non formal apalagi formal, yang umumnya dikenal memiliki kompleksitas acara tinggi dengan tujuan dan keterlibatan orang penting lebih banyak.
Karena sebagaimana kita ketahui bersama, jika secara umum sendiri tipe tipe dari acara ini hendaknya memang dapat diklasifikasikan menjadi beberapa kategori, tergantung pada dasar pembagiannya, baik itu dari segi tujuan pengadaannya yang biasanya akan didasarkan pada tujuan utama dan sektor industri yang menyelenggarakan, misalnya saja seperti jenis acara bisnis, acara sosial dan kemanusiaan, acara seni dan budaya, acara edukasi dan akademik, hingga acara hiburan dan kebugaran. Dari segi skala pengadaannya, yang biasanya didasarkan pada jumlah peserta atau jangkauan acaranya, katakan saja seperti mega event, major event, dan local event.
Dan yang terakhir adalah klasifikasi dari segi sifatnya, dimana pada tipe ini umumnya kita akan menjumpai 3 versi yang biasanya dirujuk dari tingkat pengaturan serta protokol yang diterapkan. Katakan saja seperti acara bersifat informal, yaitu acara dengan model santai dan tidak terikat oleh aturan protokol yang kaku. Acara bersifat semi formal, yaitu acara yang lebih terstruktur ketimbang acara informal namun tetap dengan aturan protokol yang tidak begitu ketat. Serta yang terakhir dan akan menjadi pokok pembahasan kita kali ini adalah acara dengan sifat formal, yang umumnya memang berada pada tingkatan paling atas tipe acara dari segi sifatnya.
Pengertian Acara Formal
Dimana dalam hal ini sendiri dapat diketahui, jika pengertian acara formal ini hendaknya dapat dijelaskan sebagai jenis atau tipe acara yang umumnya sengaja diselenggarakan dengan mengikuti serangkaian etika, aturan dan protokol bersifat baku juga ketat. Sehingga secara keseluruhan, dapat dikatakan jika acara dengan sifat formal ini pada dasarnya memang memiliki karakteristik yang tampak begitu terstruktur dan resmi dengan suasana yang tentu saja cenderung serius, karena pada pelaksanaannya biasanya akan menuntut adanya ketertiban, keteraturan, bahkan kadang kali juga penghormatan tinggi terhadap aturan dan orang orang yang terlibat didalamnya.
Oleh sebab itu, tidak mengherankan bukan jika pengertian acara formal ini umumnya akan semakin ditegaskan pula dengan bagaimana semua detail acara formal yang umumnya akan terlihat begitu rapi juga sistematis, mulai itu dari segi susunan acara, busana yang dikenakan atau dresscode, hingga penggunaan bahasa yang digunakan biasanya memang sudah ditetapkan secara cermat dan wajib untuk dipatuhi oleh semua orang yang hadir juga terlibat dalam jalannya acara. Karena tidak dapat dipungkiri, jika ciri khasnya yang menggunakan susunan acara baku dan ketat dengan agenda terstruktur yang tidak fleksibel hendaknya memang tidak memperkenankan adanya improvisasi.
Selain itu, karena terdapat protokol ketat dalam hal penyambutan, tempat duduk, dan urutan berbicara, terutama jika dihadiri oleh pejabat negara atau tokoh penting, hal tersebut pun tentu saja juga membuat pelaksanaan jenis acara bersifat formal ini umumnya akan memiliki pengaturan tempat duduk yang biasanya didasarkan oleh hierarki jabatan atau status, serta membuat adanya pengaturan khusus pula terkait pakaian yang spesifik. Dimana, model pakaian yang dikenakan untuk menghadiri acara formal ini pun tentu saja wajib resmi dan harus mematuhi kode berpakaian yang telah ditentukan dalam undangan untuk menunjukkan rasa hormat.
Contoh Acara Formal
Sebagai acara yang model pelaksanaannya memiliki serangkaian aturan ketat dan dengan protokol khusus yang wajib untuk diperhatikan serta diikuti, tentu saja membuat tipe acara bersifat formal ini umumnya dikenal pula sebagai jenis acara bergengsi yang biasanya membutuhkan koneksi dan kepentingan khusus, serta memerlukan adanya undangan resmi sebagai syarat seseorang dapat hadir dan berpartisipasi pada acara formal tersebut, sebagai bagian dari urutan protokoler yang telah ditentukan. Dan adapun beberapa contoh dari jenis acara yang bersifat formal ini sendiri, diantaranya adalah sebagai berikut ini:
Acara Kenegaraan dan Pemerintahan
Contoh acara pertama yang umumnya dikenal memiliki sifat formal adalah acara kenegaraan dan pemerintahan. Dimana adanya hal tersebut pun tentu saja dikarenakan pada pelaksanaan acara ini, umumnya akan diatur menggunakan aturan undang undang dan aturan keprotokolan yang ketat. Karena tidak dapat dipungkiri, jika tujuan utama dari formalitas ini hendaknya memang adalah untuk menjaga wibawa negara, menciptakan ketertiban, dan memberikan penghormatan yang layak sesuai dengan kedudukan jabatan seseorang, yang biasanya keprotokolan ini sendiri akan mencakup tiga unsur utama yang menjadikan acara tersebut formal.
Katakan saja seperti didasarkan oleh tata tempat (precedence), untuk memastikan hierarki kekuasaan negara dihormati, sehingga akan diatur berdasarkan kedudukan jabatan dengan tujuan untuk menghindari salah perlakuan yang dapat dianggap sebagai pelecehan terhadap jabatan atau negara, serta menciptakan kepastian hukum dan ketertiban dalam pergaulan resmi. Tata upacara (ceremonial order) yang umumnya akan mengikuti rundown kaku demi menjaga kekhidmatan, keagungan, dan keseragaman dalam setiap peristiwa penting kenegaraan, dan memastikan acara berjalan lancar, terstruktur, dan mencapai tujuannya.
Serta yang terakhir adalah tata penghormatan (salutation and respect), yang umumnya wajib diterapkan untuk memberikan penghargaan dan perlakuan yang setara terhadap Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, hingga Perwakilan Negara Asing dengan tujuan untuk mencerminkan dari harga diri, kedaulatan, dan citra profesional suatu negara. Karena secara singkat acara kenegaraan dan pemerintahan ini hendaknya memang adalah formal karena mereka bukan acara pribadi, dan sering kali dipakai untuk mewakili institusi negara yang didasarkan pada hukum, sehingga pelaksanaannya harus terukur, akuntabel, dan berwibawa melalui keprotokolan yang ketat.
Acara Bisnis dan Korporat Tingkat Tinggi
Acara selanjutnya yang juga dikenal termasuk kedalam contoh acara formal adalah acara bisnis dan korporat tingkat tinggi, karena dapat diketahui jika penyelenggaraan dari acara ini umumnya memang diketahui berfungsi sebagai representasi resmi dari citra, kredibilitas, dan stabilitas sebuah perusahaan atau organisasi. Sehingga wajar saja bukan jika model acara bisnis dan korporat tingkat tinggi ini pun kemudian dikenal sebagai salah satu jenis acara formal karena fungsi utamanya yang bukan hanya sekadar untuk berkumpul saja, tetapi juga untuk membuat keputusan penting, menjalin kemitraan strategis, dan memproyeksikan citra perusahaan yang kuat dan kredibel.
Dimana dapat diketahui jika formalitas dalam konteks acara ini pun umumnya diketahui memang sangat penting untuk mencapai beberapa tujuan utama, katakan saja seperti untuk menjaga citra sekaligus menunjukkan profesionalisme dan wibawa kepada stakeholder penting, misalnya saja seperti klien besar, investor, mitra bisnis, atau media. Serta menjadi bentuk penghormatan terhadap hierarki yang layak sesuai dengan kedudukan mereka. Karena tidak dapat dipungkiri, jika banyak perusahaan besar beroperasi secara global, dan adanya formalitas ini tentu akan memastikan acara memenuhi standar dan ekspektasi bisnis internasional.
Acara Akademik dan Institusional
Selain acara kenegaraan dan juga korporat, acara selanjutnya yang diketahui juga termasuk kedalam jenis acara yang sangat formal adalah acara akademik dan institusional. Yang mana adanya pernyataan tersebut pun tentu saja dikarenakan serta didasarkan pada kebutuhan untuk menghormati ilmu pengetahuan, menjaga tradisi keilmuan, dan menegakkan wibawa serta integritas lembaga (universitas atau institusi terkait) di mata publik. Jadi secara keseluruhan dapat disimpulkan jika formalitas dalam acara akademik ini hendaknya memang untuk memastikan bahwa momen momen penting tersebut diperlakukan dengan keseriusan dan penghormatan yang layak.
Dimana adanya hal tersebut pun tentu saja dimaksudkan untuk mencerminkan integritas dan tradisi keilmuan yang dipegang teguh oleh lembaga tersebut, dan diwujudkan melalui tiga pilar utama, yang diantaranya saja adalah seperti untuk menjunjung tinggi nilai dan prestasi akademik, misalnya saja seperti acara wisuda, pengukuhan guru besar, atau orasi ilmiah yang dalam hal ini merupakan puncak dari proses pendidikan dan penelitian yang panjang serta serius, sehingga memastikan bahwa prestasi intelektual ini diberikan penghargaan dan pengakuan tertinggi yang layak, dengan tata cara yang khidmat untuk memberikan nilai sakral tentu sangatlah dibutuhkan.
Selanjutnya adalah untuk melestarikan tradisi dan protokol institusi, karena biasanya setiap institusi besar memiliki sejarah serta tradisi yang harus dipertahankan, dan acara formal ini tentu bisa menjadi sarana untuk melestarikan dan menampilkan identitas institusi tersebut guna mencerminkan hierarki akademik yang terstruktur, menjaga ketertiban, dan menunjukkan penghormatan terhadap jabatan. Serta yang terakhir adalah untuk merepresentasikan wibawa publik, karena institusi akademik bertindak sebagai otoritas dalam bidang keilmuan, jadi adanya acara formal yang rapi dan terstruktur dapat membantu memproyeksikan citra yang berwibawa, profesional, dan kredibel kepada masyarakat, orang tua mahasiswa, dan mitra kerja tersebut,
Acara Penghargaan dan Penghormatan
Momen penghargaan dan penghormatan bisa dibilang juga termasuk pula kedalam jenis contoh acara yang sangat formal. Dimana adanya hal tersebut pun tentu saja dikarenakan tujuan utama dari tipe acara ini yang umumnya adalah untuk meninggikan nilai, kredibilitas, dan wibawa dari prestasi yang diberikan, serta menghormati status dari penerima penghargaan maupun pihak yang menyerahkannya. Oleh sebab itu, untuk mengangkat nilai penghargaan dan menciptakan suasana khidmat yang menunjukkan bahwa pencapaian yang diakui memiliki bobot dan nilai yang tinggi, acara ini tentu saja harus memiliki protokol yang ketat dan berwibawa.
Apalagi diselenggarakannya jenis cara penghargaan serta penghormatan ini pun seringkali juga akan melibatkan tokoh penting, pemimpin, atau selebritas di industri mereka, sehingga menekankan adanya formalitas pun tentu saja sangat penting untuk dilakukan, guna memastikan bahwa hierarki dan status individu yang hadir tersebut sungguhan dihormati melalui tata acara. Mengingat, terdapat banyak acara penghargaan disiarkan atau menjadi sorotan media, sehingga memperhatikan formalitas tentu saja adalah salah satu cara untuk mengendalikan citra publik yang disajikan oleh penyelenggara dan penerima.
Merupakan agenda kegiatan yang memiliki landasan protokoler ketat, agaknya memang pantas menjadikan terselenggaranya sebuah acara formal, sebagaimana sudah disebutkan contohnya di atas dikenal memiliki persiapan yang kompleks dan dianggap sebagai agenda bermanfaat dan penuh makna yang patut untuk diselenggarakan secara sistematis dan terencana. Apalagi adanya hal tersebut pun diketahui juga semakin dikuatkan oleh bagaimana agenda kegiatan tersebut yang faktanya tidak hanya dikenal bisa menjadi sarana untuk berkumpul, merayakan dan juga memperingati sesuatu saja, tetapi juga sekaligus mengembangkan koneksi yang lebih luas lagi.
Oleh sebab itu, wajar saja bukan jika didasarkan hal tersebut, penyelenggaraan acara ini pun kemudian biasanya akan dipersiapkan sedemikian rupa supaya nantinya tidak hanya sukses atau betulan bermanfaat bagi pihak yang menyelenggarakan saja, tetapi juga bisa memberikan kesan dan pengalaman tak terlupakan bagi para tamu undangannya. Dan diantara banyaknya usaha yang dapat dilakukan, bisa dibilang menghadirkan sebuah bingkisan fungsional juga berkesan memang adalah salah satunya. Dimana jenis barang seperti tas custom, pada dasarnya memang dapat dikatakan sebagai bingkisan terbaik yang dapat dimanfaatkan untuk hal tersebut.
Karena sebagai salah satu jenis barang multifungsi, keberadaan dari tas custom ini pada dasarnya memang dapat menjadi sebuah barang identitas, yang bisa sengaja dibuat secara khusus dan seragam untuk menunjukkan branding dan menumbuhkan rasa berkesan juga sentimen dihati para tamu undangan maupun peserta acara yang telah ikut serta dalam acara tersebut. Terlebih jika tas custom yang dibuat tersebut diproduksi dengan memiliki spesifikasi khusus berupa durabilitas, fungsionalitas, dan kualitas yang memadai serta serbaguna untuk dipakai mendukung kebutuhan kegiatan sehari hari selepas acara selesai.
Dan karena memiliki peran yang kompleks serta membutuhkan adanya spesifikasi yang tepat tersebut, tentu ada baiknya untuk mempercayakan kebutuhan tas custom tersebut pada sebuah jasa pembuatan tas terbaik juga andalan seperti Karya Bintang Abadi, supaya tas custom yang dimaksud bisa dibuat secara khusus sesuai dengan kebutuhan acara . Apalagi selain dikenal unggul dengan detail tampilan terbaik, kualitas terjamin, proses pengerjaan cepat, dan harga terjangkau, proses pemesanan tas ini pun juga dikenal aman, mudah dan cepat. Jadi tunggu apalagi? Segera hubungi CS Karya Bintang Abadi untuk melakukan pemesanan tas custom guna berbagai keperluan.
