Sebelum berfokus pada pembahasan tentang apa itu raker, dalam hal ini dapat diketahui jika raker atau rapat kerja sendiri hendaknya memang adalah salah satu contoh dari kegiatan atau agenda kerja yang umumnya rutin dilakukan oleh suatu perusahaan atau bahkan organisasi nirlaba. Dimana dapat diketahui maksud dari agenda kerja sendiri yang dalam hal ini memiliki pengertian berupa sebuah rancangan kegiatan, daftar acara, maupun jadwal tugas yang umumnya secara khusus disusun dengan cara sistematis juga terstruktur, untuk kemudian dilaksanakan dalam periode waktu tertentu, tentu saja akan memasukkan raker atau rapat kerja rutin sebagai salah satu bagiannya.

Pengertian Rapat Kerja dan Persiapan untuk Mengadakannya

Diantara banyaknya jenis agenda kerja yang umum dijumpai pada sistem operasional suatu perusahaan maupun organisasi profitable dan nirlaba, dapat dikatakan jika raker atau rapat kerja hendaknya memang adalah salah satu yang paling lazim, rutin dan wajib untuk dilakukan secara berkala, terlebih jika suatu pekerjaan memiliki proyek bark atau besar yang akan digarap. Namun sebagai satu diantara banyaknya jenis agenda kerja yang dikenal paling penting dan sering kali dijumpai atau dilakukan dalam hampir setiap organisasi, instansi, atau perusahaan, terlepas dari ukuran dan jenis industrinya, taukah anda yang dimaksud denga apa itu raker atau rapat kerja itu sendiri?

Apa Itu Raker atau Rapat Kerja?

Secara garis besar sebetulnya dapat dikatakan jika maksud dari apa itu raker atau rapat kerja ini hendaknya memang mengarah pada suatu agenda wajib dan krusial yang umumnya dijadikan sebagai penentu arah serta strategi sebuah organisasi, instansi, atau perusahaan. Dimana bentuk dari pelaksanaan raker ini sendiri pun biasanya akan berupa sebuah pertemuan formal maupun semi formal yang diadakan secara strategis, terorganisir dan periodik oleh suatu organisasi, instansi, atau perusahaan, dengan tujuan utama untuk menetapkan rencana kerja, menentukan jumlah anggaran, hingga strategi apa saja yang akan digunakan selama periode waktu kerja tertentu di masa depan.

Oleh sebab itu, dalam pelaksanaannya biasanya suatu raker atau rapat kerja ini akan melibatkan banyak anggota yang terdiri dari beberapa perwakilan atau bahkan seluruh divisi kerja, dan disertai pula dengan pengevaluasian kinerja dari periode waktu sebelumnya. Dan sebagai salah satu jenis agenda kerja dengan peranan penting, dapat diketahui jika suatu agenda raker ini hendaknya bisa dibedakan menjadi beberapa bagian berdasarkan dari karakteristiknya. Mulai itu dari karakteristik sifat acaranya, yang biasanya bisa diselenggarakan secara formal dan internal dengan melibatkan pihak internal saja, atau rapat formal dan eksternal yang melibatkan pihak ke 3.

Selain itu, frekuensi diadakannya raker dan juga topik pembahasan yang dijadikan sebagai fokus utama rapat pun umumnya juga bisa menentukan perbedaan dari setiap raker yang dilakukan. Dimana raker dengan frekuensi waktu yang periodik atau terjadwal biasanya akan dilaksanakan paling tidak 3 kali dalam setahun atau 1 kali di setiap kuartalnya. Sedangkan untuk fokus topiknya sendiri, umumnya setiap rapat kerja dapat dibedakan berdasarkan strategis jangka panjang, dan materi yang dibahas, baik itu menyangkut hal hal mendasar yang menyangkut arah organisasi secara keseluruhan, atau bisa lebih luas lagi dan bukan hanya masalah operasional harian.

Karena tidak dapat dipungkiri, jika diadakannya raker atau rapat kerja ini pada dasarnya memang memiliki fungsi utama sebagai salah satu forum internal bagi pimpinan maupun perwakilan departemen divisi untuk merumuskan dan menyepakati program kerja serta target yang akan dicapai oleh organisasi, meninjau hasil capaian maupun hambatan dari pelaksanaan program kerja sebelumnya, menyelaraskan tujuan dan kegiatan semua unit kerja agar bergerak sinergis, hingga mengambil keputusan penting dan strategis yang berpengaruh bagi masa depan organisasi. Sehingga dalam pelaksanaannya setidaknya membutuhkan persiapan yang baik juga matang.

Persiapan Untuk Mengadakan Raker

Merupakan bentuk agenda kerja yang dikenal memiliki peranan kompleks dalam mendukung serta menunjang rencana kerja, tentu sudah sewajarnya bukan jika didasarkan oleh alasan tersebut kemudian menjadikan perkara mempersiapkan terlaksananya sebuah agenda rapat kerja pun umumnya membutuhkan perhatian khusus dan persiapan yang matang, untuk mengubah raker dari sekadar pertemuan menjadi sesi kerja strategis yang produktif, serta memastikan jika agenda tersebut tidak membuang waktu dengan percuma serta mampu membuat keputusan terbaik. Dan adapun beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam persiapannya tersebut, adalah sebagai berikut:

Tentukan Tujuan Utama Rapat

Hal utama dan pertama yang umumnya harus dilakukan pada saat mempersiapkan raker atau rapat kerja adalah dengan menentukan tujuan utama rapat terlebih dahulu. Dimana, perkara menentukan tujuan utama raker pada awal sebelum pelaksanaan sendiri tentu saja dimaksudkan sebagai upaya untuk memastikan efektivitas dan efisiensi dilakukannya rapat, serta menjaga actionable results yang dihasilkan memiliki nilai yang baik juga stabil. Oleh sebab itu didasarkan dari alasan tersebut, tentu tidaklah mengherankan bukan jika perkara menentukan tujuan utama rapat ini pun kemudian dianggap sebagai langkah paling krusial dalam persiapan Raker.

Apalagi secara garis besar sendiri, pada dasarnya dapat dikatakan jika penentuan tujuan utama rapat ini pun hendaknya juga dapat dijadikan sebagai kompas atau penentu arah dan fokus rapat, dengan maksud untuk menghindari pemborosan waktu dan pembahasan yang melebar kemana mana bahkan yang tidak relevan dengan pekerjaan, serta menjaga efisiensi agenda karena penentuan tujuan ini umumnya memang dapat diibaratkan seperti pondasi yang akan mendukung tercapainya tujuan diadakannya rapat. Karena jika suatu topik tidak relevan dengan tujuan utama, maka topik itu harus dikeluarkan atau dibahas pada forum berbeda supaya tidak membingungkan.

Buat Jadwal Rapat dengan Matang

Selain diharuskan untuk menentukan tujuan utama diadakannya rapat, umumnya dalam perkara mempersiapkan sebuah pelaksanaan raker atau rapat kerja, hendaknya kita juga diharuskan pula untuk membuat jadwal rapat secara matang. Karena tidak dapat dipungkiri, jika perkara membuat jadwal rapat dengan matang ini pada dasarnya juga adalah salah satu bagian dari pondasi utama yang nantinya akan membantu memastikan rapat kerja dapat betulan  berjalan lancar dan semestinya, dengan efisiensi dan efektivitas hasil yang sesuai tujuan utama. Sehingga didasarkan dari alasan tersebut, wajar bukan jika jadwal ini pun kemudian menjadi alat manajemen strategis yang efisien.

Mengingat adanya jadwal rapat yang jelas dan ditentukan secara matang ini hendaknya memang sangat diperlukan karena dalam prosesnya raker sering kali akan melibatkan banyak pimpinan dan eksekutif yang waktunya sangat berharga, jadi memastikan jadwal rapat ditentukan secara matang dengan alokasi waktu spesifik per topik, tentu saja dapat mencegah diskusi melenceng atau berlarut larut, dan membuat waktu yang dialokasikan dapat dimanfaatkan maksimal. Terlebih selain daripada itu, adanya penjadwalan yang matang, termasuk waktu mulai dan berakhir yang tegas pun juga dinilai dapat mendorong semua peserta untuk datang tepat waktu dan menjaga diskusi tetap fokus.

Buat Materi Rapat Terlebih Dahulu

Tidak hanya membuat jadwal rapat secara jelas dan matang saja yang menjadi tuntutan dalam mempersiapkan agenda raker atau rapat kerja, karena selain daripada itu umumnya sebagai pihak yang diberikan amanat untuk melakukan persiapan rapat kerja, hendaknya kita juga akan diharuskan untuk membuat dan menyediakan materi rapat terlebih dahulu pula. Dimana adanya hal tersebut pun bisa dibilang merupakan bagian dari langkah yang sangat krusial dalam persiapan raker, karena nantinya akan menjadi sebuah tindakan cerdas yang terinformasi dan membuat peserta rapat menjadi memiliki pemahaman dan berfokus pada hal yang sama.

Apalagi dapat diketahui pula, jika rapat kerja yang umumnya akan memakan waktu cukup lama biasanya memang akan lebih terbantu jika para pesertanya diberikan materi terlebih dahulu untuk dipahami. Sehingga dengan alasan tersebut juga lah para peserta tidak perlu menghabiskan waktu berharga mereka selama raker untuk mendengarkan pembacaan laporan yang panjang, dan waktu rapat pun bisa lebih diefisiensikan dengan langsung difokuskan pada analisis, diskusi, dan pengambilan keputusan strategis. Selain itu, adanya materi ini pun hendaknya juga akan lebih  memastikan setiap sesi diskusi memiliki data dan poin rujukan yang sama, jadi pembicaraan tetap fokus pada inti.

Pastikan Sarana dan Prasarana Rapat Tersedia

Perkara selanjutnya yang diketahui juga menjadi hal penting untuk diperhatikan di setiap momen persiapan raker atau rapat kerja adalah memastikan sarana dan prasarana rapat tersedia dengan lengkap. Yang mana, secara garis besar sendiri hendaknya dapat diketahui jika perkara memastikan sarana dan prasarana rapat tersedia dengan lengkap serta berfungsi dengan baik ini umumnya memang adalah salah satu tahap persiapan yang sangat vital dalam mengadakan raker, karena bukan hanya tentang masalah kenyamanan saja, tetapi juga nantinya akan menjadi hal yang langsung berdampak pada efektivitas, efisiensi, dan kualitas hasil raker.

Oleh sebab itu, tidaklah mengherankan bukan jika perkara ketersediaan dan juga keoptimalan kinerja dari sarana dan prasarana pendukung pun kemudian dianggap bukan hanya sebagai sekedar pelengkap saja, melainkan juga akan menjadi pendukung utama proses komunikasi dan pengambilan keputusan, terutama bagi raker yang membahas isu isu strategis dan kompleks yang membutuhkan konsentrasi penuh. Selain itu, karena suatu raker biasanya juga akan melibatkan banyak pimpinan dengan jadwal padat, maka kekurangan atau kegagalan satu sarana saja tentu dapat merusak alur diskusi, membuang waktu, dan menurunkan kualitas hasil yang ingin dicapai.

Sertakan Anggota yang Relevan

Memastikan seluruh anggota rapat merupakan orang yang relevan dengan topik pembahasan bisa dibilang juga menjadi strategi utama untuk menjadikan persiapan suatu agenda rapat kerja dapat berjalan lancar dan baik. Karena tidak dapat dipungkiri, jika penyertaan anggota yang relevan dalam rapat ini hendaknya juga merupakan bagian dari kunci utama untuk menjamin efektivitas serta keberhasilan rapat kerja. Oleh sebab itu pada saat mempersiapkan suatu raker, menjadikan kriteria relevansi harus dijadikan sebagai filter utama untuk memastikan setiap kursi terisi oleh seseorang yang kehadirannya akan memberikan nilai tambah dan mempercepat pengambilan keputusan.

Mengingat secara garis besar sendiri, diadakannya sebuah raker pun umumnya memang bertujuan utama untuk mengambil keputusan strategis, dan pengambilan keputusan yang berkualitas sendiri hendaknya didukung oleh adanya anggota yang relevan dengan data, keahlian, dan pengetahuan operasional di bidang yang dibahas, karena nantinya mereka dapat memberikan wawasan yang akurat mengenai potensi masalah dan solusi yang realistis. Selain itu, pastikan pula jika orang yang diundang haruslah mereka yang memiliki otoritas untuk mengalokasikan sumber daya, menyetujui anggaran, atau membuat perubahan kebijakan untuk mengefisiensi waktu.

Konfirmasi Kehadiran dan Akomodasi

Jika anggota rapat kerja sudah ditentukan dengan seksama, maka langkah selanjutnya yang perlu diperhatikan pada saat mempersiapkan raker, terutama yang akan melibatkan pihak luar dan para petinggi adalah mengkonfirmasi kehadiran serta mempersiapkan akomodasinya. Dimana dapat dikatakan jika mengkonfirmasi kehadiran dan akomodasi ini sebetulnya memang adalah langkah persiapan yang sangat penting dan mendasar dalam mengadakan raker yang baik dan matang, terutama jika raker diadakan di luar kantor. Dikarenakan konfirmasi kehadiran dan akomodasi ini nantinya akan mengubah variabel tak pasti menjadi data pasti.

Yang mana adanya data ini pun bisa dibilang juga sangat vital untuk menentukan efisiensi anggaran, kelancaran logistik, dan yang terpenting adalah untuk memastikan bahwa hasil strategis yang diharapkan dari dilakukannya raker dapat tercapai. Oleh sebab itu agar nantinya raker dapat berjalan secara efektif, maka ada baiknya untuk memastikan orang orang yang memiliki peran kunci sudah dipastikan hadir. Sehingga jika ada beberapa pihak yang berhalangan hadir, kita sebagai pihak yang mempersiapkan rapat pun dapat melakukan penyesuaian agenda segera, atau menggeser sesi pembahasan yang memerlukan kehadiran peserta tersebut.

Siapkan Souvenir

Untuk membantu meningkatkan partisipasi anggota rapat, sekaligus menunjukkan niat baik yang dimaksudkan untuk menjadi wujud dari ucapan terimakasih serta apresiasi atas kehadiran para anggota rapat, dalam hal ini umumnya kita juga bisa mempersiapkan adanya souvenir sebagai bingkisan. Karena walaupun hal ini terbilang adalah bagian opsional yang tidak wajib dilakukan, namun tidak dapat dipungkiri jika perkara mempersiapkan souvenir ini sebetulnya adalah bagian dari strategi apresiasi, branding, dan peningkatan engagement, terlebih jika agenda rapat kerja dilakukan akan melibatkan banyak pihak luar, seperti investor maupun calon klien, dsb.

Sehingga dengan mempersiapkan adanya souvenir tentu secara tidak langsung memang dianggap dapat membantu menciptakan dampak besar dalam hal engagement, moral karyawan, dan branding perusahaan, serta tentunya juga mengubah raker dari yang tadinya mungkin hanya sekadar kewajiban saja, menjadi pengalaman yang berkesan dan dihargai. Mengingat pelaksanaan dari raker sendiri yang seringkali menuntut waktu dan fokus intensif dari para peserta, tentu saja akan membuat perkara pemberian souvenir bisa menjadi salah satu cara sederhana namun efektif untuk menunjukkan rasa terima kasih dan apresiasi atas waktu, ide, serta kontribusi mereka dalam agenda raker.

Menjadi agenda rutin dan produktif dari suatu perusahaan, instansi maupun organisasi yang dikenal memiliki banyak tujuan, fungsi serta manfaat utama, dalam menunjang kinerja di waktu mendatang maupun untuk membantu merencanakan serta memastikan keberhasilan proyek yang akan berlangsung. Agaknya memang menjadikan pelaksanaan raker ini harus dipersiapkan dengan baik dan matang, seperti beberapa tips persiapan diatas. Dan sebagaimana sudah disebutkan juga, jika untuk menanamkan rasa loyalitas dan semangat pada diri setiap anggota rapat, salah satu cara paling jitu memang adalah dengan menyiapkan adanya sebuah souvenir.

Dimana jenis barang multifungsi dan menarik yang dimaksud tersebut pun umumnya dapat berupa berbagai macam jenis barang, namun salah satu yang paling direkomendasikan adalah tas, khususnya tas custom sebagai pilihan paling tepat dan disarankan. Karena dapat diketahui jika model tas guna keperluan ini pun kini juga sudah sangat beragam jenisnya. Dan agar tas untuk keperluan ini dapat menjadi barang yang selalu dikenang oleh penerimanya sekaligus menarik juga fungsional, tentu akan lebih bagi anda untuk mempercayakan kebutuhan pembuatan tas custom tersebut pada sebuah pabrik tas custom terbaik seperti Karya Bintang Abadi. 

Karena dengan mempercayakan kebutuhan tas pada Karya Bintang Abadi, nantinya anda akan disugguhi oleh banyaknya pilihan model serta desain tas, detail tampilan rapi, kualitas dan mutu terjamin, kecepatan pada proses produksi, harga terjangkau, serta pengerjaan juga pelayanan terbaik yang dilakukan oleh SDM berkompeten dalam bidangnya. Selain itu, proses pemesanan tas di Karya Bintang Abadi pun juga dijamin aman, cepat dan mudah karena didampingi oleh customer service ramah juga sigap, baik secara online maupun offline. Jadi tunggu apalagi? Segera hubungi CS Karya Bintang Abadi untuk melakukan pemesanan tas custom dengan hasil maksimal.