Sebelum membahas tentang bagaimana contoh dari struktur organisasi event organizer yang baik dan benar, dalam hal ini sebetulnya dapat diketahui jika yang dimaksud dengan sebuah perusahaan event organizer atau EO sendiri sesungguhnya memang adalah gambaran bagi sebuah entitas usaha yang diketahui bergerak dalam bidang jasa dan memiliki tugas pekerjaan berupa melakukan perencanaan, pengorganissaian, pelaksanaan, hingga pengevaluasian terhadap jalannya suatu acara. Atau secara garis besar, dapat dikatakan jika keberadaan dari sebuah perusahaan EO ini hendaknya memang berfungsi untuk membantu menangani berbagai aspek terkait penyelenggaraan suatu acara.
Dimana dengan keberadaannya tersebut lah, suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang pengorganisasian event ini umumnya memang akan memiliki peran utama untuk melakukan riset dan analisis untuk menentukan konsep dan tema acara yang sesuai. Mengatur semua komponen acara mulai dari pemilihan lokasi, pengaturan dekorasi, penyediaan perlengkapan, hingga manajemen vendor. Bertanggung jawab mengatur operasional lapangan, memastikan jadwal acara diikuti dengan tepat, serta menyelesaikan permasalahan yang mungkin muncul secara cepat dan efisien. Juga melakukan evaluasi untuk mengetahui keberhasilan acara untuk peningkatan kualitas.
Yang mana dengan segala macam usaha tersebut pun tentu saja nantinya diharapkan jika terselenggara sebuah acara dapat sungguhan berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Karena tidak dapat dipungkiri jika keberadaan dari pada suatu perusahaan event organizer ini pun hendaknya juga dianggap dapat memberikan nilai tambah pula pada keefesienan sebuah acara. Katakan saja seperti adanya event organizer tersebut yang nantinya dapat lebih mengoptimalkan alokasi anggaran dan meminimalisir kesalahan operasional, menghadirkan konsep yang lebih kreatif dan inovatif, dan juga mengatur manajemen resiko secara lebih optimal.
Oleh sebab itu, secara keseluruhan dapat disimpulkan jika keberadaan dari sebuah perusahaan event organizer ini hendaknya memang memainkan peranan penting, utamanya dalam perkara memastikan keberhasilan terlaksananya sebuah acara sudah sesuai dengan tujuan pengadaan dan terselenggara secara profesional, efektif, dan efisien. Karena dalam proses kerjanya, mereka pun biasanya juga diketahui akan selalu berusaha untuk mengintegrasikan berbagai elemen yang kompleks mulai dari perencanaan sampai koordinasi pelaksanaan hingga evaluasi akhir, sehingga klien dapat fokus pada tujuan utama acara tanpa harus terbebani oleh detail operasional yang rumit.
Namun karena pada sistem kerjanya, sebuah perusahaan event organizer akan memiliki banyak tugas serta tanggung jawab terkait detail operasional yang rumi, khususnya dalam hal pengorganisasian. Maka sudah barang pasti jika untuk mempermudah pelaksanaan kerjanya, salah satu hal krusial yang diterapkan dalam proses kerjanya adalah dengan menerapkan adanya struktur organisasi yang jelas, guna menunjukkan kejelasan terkait jabatan yang diampu, sekaligus untuk menjelaskan tentang tugas pekerjaan dan tanggung jawab setiap pribadi dalam sebuah proyek kerja. Misalnya saja seperti dapat dilihat pada contoh struktur organisasi event organizer berikut ini:
Contoh Struktur Organisasi Perusahaan Event Organizer
Merupakan salah satu bagian krusial yang dianggap memiliki peranan penting dalam menunjang kemudahan pekerjaan serta meningkatkan kemungkinan dari keberhasilan jalannya sebuah proyek acara yang diampunya. Mengingat adanya hal tersebut pun tentu saja bisa terjadi dikarenakan pengertian dari struktur organisasi sendiri yang dalam hal ini merupakan sebuah kerangka kerja yang akan menunjukkan bagaimana tugas, tanggung jawab, dan wewenang dibagi serta dikoordinasikan secara jelas juga merata dalam suatu organisasi, serta untuk membantu menjelaskan pula terkait hubungan pelaporan, alur komunikasi, dan proses pengambilan keputusan yang tepat.
Oleh sebab itu, wajar saja bukan jika didasarkan dari hal tersebut keberadaan dari adanya suatu struktur organisasi yang jelas ini pun kemudian menjadi bagian yang keberadaannya bisa dibilang memang memiliki peranan penting, dan secara tidak langsung juga membuat keberadaan dari dibentuknya struktur organisasi yang baik dianggap sebagai suatu keharusan. Tidak terkecuali pada sebuah perusahaan event organizer yang dalam hal ini memang diketahui memiliki tugas yang kompleks karena bertugas pada lini pekerjaannya khusus, yaitu mulai dari melakukan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, hingga pengevaluasian terhadap jalannya suatu acara.
Karena sebetulnya dapat kita ketahui pula, jika dalam sebuah struktur organisasi ini umumnya kita pun akan disugguhi oleh sejumlah aspek penting, katakan saja seperti adanya pembagian kerja yang jelas antara individu dan kelompok dalam organisasi. Departementalisasi yang lebih spesifik karena bisa mengelompokkan pekerjaan berdasarkan fungsi, produk, lokasi, atau kriteria lainnya. Menegaskan hierarki yang bertujuan untuk menetapkan rantai komando dan menunjukkan siapa melapor kepada siapa dan bagaimana keputusan dibuat. Serta memperjelas rentang kendali untuk menentukan jumlah bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer secara efektif.
Yang mana, adanya aspek aspek sebagaimana sudah disebutkan tersebut pun tentu saja juga erat berkaitan dengan bagaimana fungsi serta peran utama dari bentuknya sebuah struktur organisasi, yang dalam hal ini pada dasarnya memang diketahui untuk membantu tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan efektif, meningkatkan koordinasi dan komunikasi antar anggota organisasi, mendefinisikan peran dan tanggung jawab setiap anggota organisasi. menciptakan akuntabilitas dan transparansi, memastikan alur kerja yang jelas, meningkatkan efisiensi operasional, juga memudahkan komunikasi antar bagian agar segala informasi dapat tersampaikan secara optimal.
Namun meskipun memiliki fungsi serta utama yang begitu kompleks, tetapi kembali lagi, hendaknya dalam pemilihan struktur organisasi yang tepat, biasanya akan tergantung pula pada berbagai faktor, termasuk ukuran organisasi, jenis industri, dan strategi bisnis yang digunakan. Apalagi sebetulnya dapat diketahui, jika keberadaan dari adanya sebuah struktur organisasi ini sendiri pun hendaknya juga bisa dibedakan menjadi beberapa jenis, katakan saja seperti struktur organisasi jenis fungsional yang dibagi berdasarkan fungsi kerja, jenis divisional yang dibagi berdasarkan produk dan biasanya lebih cocok untuk diterapkan oleh perusahaan besar.
Jenis struktur matriks, yaitu jenis yang mengkombinasikan antara jenis fungsional dan divisional dan biasanya akan lebih kompleks karena satu orang bisa memiliki dua atasan. Serta yang terakhir adalah jenis struktur lini dan staff yang diketahui merupakan gabungan antara struktur garis langsung (lini) dengan pendukung (staff), dan biasanya jenis struktur organisasi ini memang akan lebih banyak diterapkan atau diadaptasi oleh perusahaan perusahaan yang bergerak dalam bidang event organizer. Karena keberadaan dari sebuah EO ini yang nantinya memang akan menangani berbagai macam kegiatan kompleks dan akan sangat memerlukan koordinasi yang baik antar bagian.
Dan karena struktur organisasi event organizer menjadi bagian penting yang akan membantu menentukan kejelasan lini tugas serta tanggung jawab, sekaligus sebagai alat penting untuk memastikan proyek acara yang dihandlenya sungguhan dapat berjalan lancar, profesional, dan sesuai dengan harapan klien, dikarenakan keberadaanya yang akan menjadi salah satu fondasi bagi seluruh proses kerja event organizer agar bisa menjadi lebih efisien, jelas, dan terarah. Maka sudah barang pasti jika dalam penyusunan sebuah struktur organisasi event organizer yang baik, hendaknya kita memang akan diharuskan untuk memperhatikan banyak hal serta aspek penting.
Mengingat dalam penyusunan sebuah struktur organisasi event organizer yang baik, hendaknya bukan hanya perkara membagi orang ke dalam tim saja, melainkan juga tentang bagaimana cara serta usaha untuk merancang sistem kerja yang efisien, komunikatif, serta fleksibel guna menentukan keberhasilan setiap event yang dikelola. Dan adapun sejumlah hal yang biasanya diketahui harus selalu diperhatikan ketika akan menyusun sebuah struktur organisasi event organizer yang baik dan tepat, diantaranya adalah seperti menentukan tujuan dan skala event yang akan ditangani, serta tegaskan pula pembagian tugas dan tanggung jawab antar pribadi yang ditunjuk.
Dimana adanya hal tersebut tentu saja dimaksudkan agar nantinya tidak ada tumpang tindih peran juga pekerjaan, yang justru akan berujung mengacaukan rancangan maupun tujuan klien dalam mengadakan event tersebut. Selain itu, hendaknya kita harus pula untuk memastikan kejelasan dan keefektifan jalur komunikasi antar bagian untuk melaporkan hasil evaluasi dari proyek event yang dikerjakan agar informasi tersebut bisa dipastikan dapat mengalir dengan cepat dan tepat, sekaligus juga untuk menunjukan kepemimpinan yang lebih terstruktur guna mengatur dan mengarahkan seluruh tim untuk menjamin keefisienan tugas tanggung serta jawab mereka,
Lalu yang terakhir adalah memikirkan fleksibilitas struktur karena biasanya sebuah EO bisa menangani event dengan sekala yang berbeda beda, dan sesuaikan susunan tersebut dengan kompetensi sumber daya manusia yang dimiliki, karena untuk kemudahan dan kemaksimalan hasil kerja biasanya memang lebih baik jika penempatan posisi harus didasarkan oleh kemampuan dan keahlian masing masing individu. Misalnya saja seperti dapat dilihat pada contoh struktur organisasi event organizer yang baik dan tepat berikut ini:
1. Penanggung Jawab Utama:
Dalam struktur organisasi event organizer yang baik, umumnya pada puncak bagannya kita akan membutuhkan adanya peran seseorang yang bisa dipercaya untuk untuk menjadi penanggung jawab utama. Dimana, keberadaan dari peran seorang penanggung jawab utama atau dalam hal ini bisa pula disebut sebagai leader pada sebuah struktur organisasi event organizer pun tentu saja tidaklah mudah dan cukup kompleks. Karena secara keseluruhan nantinya mereka memang tidak hanya akan bertugas untuk mengatur jalannya acara saja, tapi juga menjadi pusat strategi, komunikasi, dan solusi.
Oleh sebab itu, karena peran dari seorang penanggung jawab utama selaku kepada dari struktur organisasi ini adalah untuk menyusun rencana kerja keseluruhan acara, termasuk timeline, anggaran, kebutuhan SDM, dan logistik. Membagi tugas ke setiap divisi dan menjadi pusat kontrol informasi agar tidak terjadi miskomunikasi antar tim. Menjadi penghubung utama antara klien dan tim EO, serta memastikan semua kebutuhan dan harapan klien dipahami dan dijalankan dengan benar. Serta mengawasi setiap tahap pelaksanaan proyek, mulai dari persiapan hingga hari-H dan memastikan semua pekerjaan berjalan sesuai dengan timeline dan anggaran.
Maka wajar saja bukan jika seorang yang bertugas atau mendapat tugas serta tanggung jawab untuk menjadi seorang penanggung jawab utama atau leader dalam sebuah struktur organisasi event organizer, hendaknya memang diharuskan untuk memiliki kemampuan dalam mengatur waktu, tim, anggaran, dan ekspektasi klien dengan seimbang, juga menunjukkan sikap profesional, komunikatif, dan solutif agar klien merasa puas dan percaya, sekaligus juga agar nantinya seluruh proyek acara yang dihandle oleh timnya bisa betulan meraih kesuksesan secara teknis dan juga secara maksimal dapat memuaskan klien maupun tamu tamu yang diundang pada event tersebut.
2. Manajer Operasional:
Setelah penanggung jawa utama atau leader, umumnya kita akan menjumpai adanya seorang manajer operasional dalam sebuah struktur organisasi event oganizer yang sedang menangani suatu proyek event. Dimana keberadaan dari peran seorang manajer operasional ini nantinya memang akan sangat berpengaruh pada berubahnya segala macam bentuk perencanaan event menjadi kenyataan di lapangan. Karena pada prosesnya, nantinya mereka pun akan terjun langsung dalam melakukan langkah langkah pengawasan terhadap koordinasi logistik, pengawasan teknis, guna memastikan semua berjalan lancar saat acara berlangsung.
Yang mana, secara keseluruhan sebetulnya dapat disebutkan jika tugas dan tanggung jawab dari seorang manajer operasional event organizer dalam sebuah proyek event sendiri, diantaranya adalah merancang rencana operasional acara berupa menyusun timeline pelaksanaan event. Menentukan flow teknis acara, mulai dari persiapan, gladi resik, hingga pelaksanaan dan pembongkaran. Memimpin dan mengarahkan tim yang menangani hal teknis juga memastikan semua peralatan dan perlengkapan siap tepat waktu dan dalam kondisi baik. Menjembatani komunikasi antara divisi kreatif, vendor teknis, dan tim lapangan untuk memastikan mereka bekerja sesuai SOP.
Juga melakukan monitoring dan kontrol lapangan dengan melakukan pengawasan langsung di lokasi acara, termasuk, memastikan setup sesuai dengan denah dan brief. memastikan keselamatan kerja dan keamanan lokasi, dan menangani kendala teknis di lapangan dengan cepat. Dimana karena banyaknya tugas serta tanggung jawab yang harus dikerjakannya tersebut, maka wajar saja bukan jika keberadaan dari seorang manajer operasional dalam sebuah struktur organisasi event organizer ini hendaknya juga membutuhkan orang dengan kemampuan multitasking yang baik, dan juga ketangkasan serta keuletan dalam bekerja secara cepat dan akurat.
3. Tim Produksi:
Merupakan bagian yang disebut sebut sebagai tulang punggung teknis dalam struktur organisasi event orgaizer, secara tidak langsung memang telah menjadikan kehadiran atau keberadaan dari tim produksi ini dianggap begitu krusial dalam memastikan semua hal teknis berjalan sempurna, baik itu mulai dari persiapan acara hingga acara selesai. Dan dikarenakan oleh hal tersebut juga lah, tanpa adanya tim produksi yang solid, pelaksanaan dari rancangan konsep acara yang bagus umumnya tidak akan bisa terealisasi dengan baik, karena tanggung jawab mereka yang memang adalah untuk mewujudkan semua elemen teknis acara sesuai kebutuhan konsep klien.
Dimana dapat dijelaskan jika keberadaan dari orang orang yang tergabung ke dalam bagian tim produksi sebuah struktur organisasi event organizer ini sesungguhnya memang akan cenderung ditugaskan dan bertanggung jawab untuk menerjemahkan konsep acara ke bentuk teknis, menyusun daftar kebutuhan teknik dan melakukan uji coba, melakukan koordinasi dengan vendor vendor terkait, memastikan serta mengawasi segala macam kebutuhan acara dalam kondisi baik, mengatur dan mengawasi sesi gladi resik, menangani masalah teknis yang mungkin muncul secara cepat, serta memberikan masukan evaluasi terkait pelaksanaan teknis.
Oleh sebab itu, didasarkan dari segala hal terkait tugas dan tanggung jawabnya yang beragam serta terdiri dari hal hal teknik yang krusial tersebut juga lah, hendaknya untuk dapat tergabung secara maksimal ke dalam tim produksi ini, seseorang umumnya memang diharuskan untuk memiliki skill khusus. Katakan saja seperti saja memiliki pemahaman teknis (audio, lighting, listrik, multimedia, konstruksi panggung). Kuat dalam manajemen waktu dan mengelola tekanan. Responsif, cekatan, dan sigap menyelesaikan masalah, juga komunikatif. Serta mampu pula untuk dapat menyesuaikan diri dan bekerja dalam tim.
4. Tim Kreatif:
Membutuhkan kehadiran dari orang orang yang imajinatif, inovatif, dan update dengan tren. Fleksibel dalam menerima perubahan atau permintaan mendadak. Serta mampu berpikir “out of the box” tapi tetap fungsional, secara pasti tentu juga membuat keberadaan dari tim kreatif juga pantas masuk menjadi bagian krusial yang wajib ada dan diperhatikan penyusunannya dalam sebuah struktur organisasi event organizer. Apalagi secara garis besar keberadaan dari adanya tim kreatif ini pun hendaknya juga tidak kalah penting dari tim produksi yang umumnya dianggap memiliki peranan penting dalam menunjang kesuksesan suatu event.
Mengingat sebagai tim yang nantinya akan berperan besar dalam menciptakan ide ide konsep event terbaik, secara keseluruhan sebetulnya dapat disebutkan jika tugas serta tanggung jawab utama dari tim kreatif bagi sebuah struktur organisasi event organizr sendiri diantaranya adalah seperti melakukan pengembangan terhadap konsep acara dan menciptakan konsep acara yang unik, menarik, dan sesuai dengan kebutuhan serta visi klien, termasuk menentukan tema, warna, tone, dan gaya acara (formal, fun, elegan, dll). Hingga membuat desain visual sekaligus memastikan desain sesuai dengan identitas brand atau tema acara.
Sehingga agar nantinya tugas serta tanggung jawab dari tim kreatif pada perhelatan suatu event dapat berjalan sebagaimana mestinya, maka sangat disarankan bagi para anggota yang termasuk kedalam tim ini untuk selalu melakukan riset dan brainstorming dengan cara mengumpulkan referensi dan inspirasi dari berbagai sumber (tren desain, budaya populer, gaya acara sebelumnya) sebagai usaha untuk mencari ide ide baru dan orisinal. Sampai menyediakan alternatif konsep atau revisi desain jika ada masukan dari klien, guna menjaga kualitas dan karakter konsep acara meskipun ada penyesuaian ulang.
5. Tim Marketing:
Memiliki tujuan dan tanggung jawab utama berupa meningkatkan awareness terhadap acara, menarik minat peserta atau pengunjung sebanyak mungkin, serta memberikan citra positif terhadap event dan klien. Tentu secara tidak langsung memang menjadikan keberadaan tim marketing pada sebuah struktur organisasi event organizer dianggap juga memegang peranan krusial dalam menentukan kesuksesan proyek event suatu event organizer. Karena tidak dapat dipungkiri, sebagai bagian yang bertanggung jawab dalam menarik perhatian publik, membangun brand event, dan mendukung keberhasilan komersial acara, tugas mereka memang tidak jauh dari kegiatan promosi.
Dimana adapun sejumlah tugas serta tanggung jawab yang umumnya akan diemban oleh tim marketing ini diantaranya adalah seperti membuat strategi pemasaran acara dengan cara menyusun rencana promosi berdasarkan tema, target audiens, dan tujuan event klien, serta menentukan kanal pemasaran yang tepat (online, offline, media sosial, iklan, dll). Menentukan target pasar diluar dari tamu tamu yang sudah direquest oleh klien dan menganalisis siapa target peserta agar nantinya bisa membuat pesan promosi yang sesuai dengan karakter audiens tersebut. Juga mengelola media promosi digital dan bekerja sama dengan tim dokumentasi untuk membuat materi visual.
Apalagi selain dari pada itu, dapat diketahui jika keberadaan dari tim marketing ini pun umumnya juga dapat dikatakan sebagai bagian yang dalam sistem kerjanya juga turut serta diharuskan untuk menjalin kerjasama sponsorship dan media partner dengan pihak pihak yang dirasa relevan serta dibutuhkan. Oleh sebab itu, mereka pun biasanya juga diharuskan untuk bisa menyusun proposal sponsorship dan mengajukan ke berbagai perusahaan potensial, juga mengelola branding event sesuai permintaan klien guna memastikan semua materi promosi mencerminkan identitas acara dengan baik.
6. Tim Akunting:
Tim akunting adalah bagian selanjutnya yang juga harus dan wajib untuk masuk ke dalam susunan sebuah struktur organisasi event organizer. Karena tidak dapat dipungkiri, jika keberadaan dari tim ini pada jalannya sebuah proyek event suatu perusahaan event organizer, umumnya memang tidak hanya bertindak sebagai bagian mencatat uang saja, melainkan sekaligus sebagai bagian yang dianggap menjadi penjaga stabilitas finansial proyek agar keseluruhan acara dapat sungguhan berjalan sukses tanpa ada masalah keuangan. Oleh sebab itu, umumnya tim ini memang akan bekerja sangat dekat dengan project manager untuk memantau anggaran secara real time.
Dan karena dalam sebuah struktur organisasi Event Organizer, keberadaan dari tim akunting ini betul betul memegang peran penting dalam memastikan aspek keuangan proyek event berjalan tertib, efisien, dan transparan. Maka sudah barang pasti jika tugas serta tanggung jawab dari tim marketing ini cukulah rumit dan membutuhkan adanya orang orang dengan ketekunan, ketelitian, dan juga dedikasi tinggi. Karena dalam tim ini setidaknya kita diharuskan untuk menjalankan sejumlah tugas penting yang diantaranya adalah seperti membuat dan mengelola anggaran secara mendetail terkait pelaksanaan event berdasarkan proposal awal juga kebutuhan klien.
Membagi alokasi dana ke setiap divisi produksi, kreatif, konsumsi, dokumentasi, dll secara bijak dan sesuai kebutuhan. Memberikan saran efisiensi jika ada bagian anggaran yang berlebihan. Mencatat dan memantau seluruh pemasukan dan pengeluaran selama proyek berlangsung, juga memastikan jika semua transaksi dilengkapi dengan bukti pembayaran seperti kwitansi, invoice, atau nota untuk mengontrol agar pengeluaran tidak melebihi anggaran yang telah disetujui. Mengelola pembayaran kepada pihak ketiga dan menyusun jadwal pembayaran guna memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu sesuai kontrak dan kesepakatan. Hingga mengurus administrasi pajak dan menyusun laporan keuangan setelah event selesai sebagai bentuk transparansi kepada klien.
Nah itulah dia sedikit pembahasan tentang apa itu event organizer dan juga struktur organisasi, beserta bagaimana contoh dari struktur organisasi event organizer yang baik dan tepat. Karena tidak dapat dipungkiri, jika keberadaan dari adanya sebuah struktur organisasi yang jelas bagi suatu perusahaan event organizer ini hendaknya memang dapat dianggap saling berkesinambungan dan erat melekat dalam menentukan keberhasilan terselenggaranya sebuah event. Oleh sebab itu, dalam penyusunannya ada baiknya untuk disesuaikan dengan ukuran dan jenis kebutuhan event yang akan ditangani oleh perusahaan event organizer.
Menyediakan sebuah barang krusial yang nantinya akan untuk dijadikan sebagai wujud apresiasi, ucapan terimakasih, juga kenang kenangan dalam bentuk sebuah souvenir berkesan, umumnya juga menjadi salah satu tugas serta tanggung jawab dari sebuah EO ketika menyiapkan suatu proyek event. Dimana dapat diketahui jika adanya proses pengadaan tas guna kebutuhan tersebut pun hendaknya memang memerlukan adanya perhatian secara khusus agar nantinya tidak hanya memiliki tampilan menarik dan khas saja, tetapi juga harus fungsional pula, sebagai bagian dari usaha untuk memberikan pelayanan terbaik.
Dan untuk mewujudkan hal tersebut, bisa dikatakan menjadikan Karya Bintang Abadi sebagai pilihan jasa vendor dalam pembuatan tas seminar secara custom memang adalah sebuah keputusan yang tepat. Karena tidak dapat dipungkiri, jika dengan mempercayakan kebutuhan tas guna keperluan tersebut kepada Karya Bintang Abadi ini, kita dijamin akan mendapatkan tas dengan hasil yang maksimal. Mengingat sebagai vendor tas seminar terbaik, Karya Bintang Abadi pun dalam hal ini umumnya memang tidak pernah gagal dalam menyediakan tas dengan hasil unggulan melalui detail produk terbaik, kualitas serta mutu terjamin, proses pengerjaan cepat, dan harga terjangkau
